Configurer un espace de travail d'entreprise dans Notion pour une petite équipe

Nous avons une petite équipe et en ce moment tout le travail se trouve partout sauf à un seul endroit. Les tâches sont éparpillées sur deux tableurs, les notes des clients se noient dans les discussions, et chaque document a trois versions et personne n'est sûr de laquelle est actuelle. Nous recherchons un spécialiste qui concevra et construira un espace de travail d'entreprise unifié dans Notion afin que toute l'équipe puisse planifier, réaliser et rendre compte des opérations depuis un seul endroit au lieu de fouiller dans des fichiers et des discussions. Nous avons besoin non pas d'une belle page mais d'un système fonctionnel où vous pouvez réellement mener des affaires chaque jour.

Plus précisément, nous avons besoin d'un ensemble de bases de données interconnectées : les tâches sont liées aux projets, les projets sont liés aux clients dans un CRM léger, et une bibliothèque de documents stocke les procédures et les connaissances de l'équipe. En plus des données, nous avons besoin de tableaux de bord clairs pour chaque rôle : un aperçu pour la direction avec la charge de travail et les délais, un tableau de bord personnel pour chaque employé montrant uniquement ses tâches, et un pipeline client. Nous vous demandons de créer des modèles réutilisables pour ce que nous mettons en place chaque semaine : un nouveau projet, une fiche client, une note de réunion, une tâche avec liste de contrôle et statut. Avec la structure, nous avons besoin de SOP écrites et de procédures brèves sur la façon d'utiliser l'espace afin qu'une nouvelle personne comprenne les règles sans demander à personne.

Les rôles et les droits d'accès sont importants pour nous : tout le monde ne devrait pas voir et modifier tout. Les finances et les contacts clients devraient être fermés, tandis que les connaissances générales devraient être ouvertes. Nous nous attendons à ce que vous proposiez d'abord une structure solide, que vous vous mettiez d'accord avec nous, puis que vous la construisiez, que vous la remplissiez avec nos données réelles actuelles comme exemples, et que vous fassiez une brève passation à l'équipe. Une expérience avec les relations, les rollups, les vues liées et les bases de données dans Notion est requise.

— Bases liées : tâches, projets, CRM, bibliothèque de documents
— Tableaux de bord par rôle et vues personnelles filtrées
— Modèles pour projets, clients, tâches et notes de réunion
— SOP écrites, procédures, rôles et niveaux d'accès