Система управління бюро перекладів

Ми тримаємо бюро перекладів і досі ведемо весь робочий процес у таблицях і листуванні по пошті, і ця схема вже перестала справлятися. Замовлення приходять від клієнтів у різних форматах, оцінку ми вважаємо вручну, перекладачів-фрілансерів дергаємо по одному, і в якийсь момент втрачаємо нить: хто над чим працює і до якого строку. Нам потрібна веб-система управління, яка стане єдиним місцем, де замовлення живе від першої заявки до кінцевого рахунку. Коли клієнт надсилає вихідні файли, ми хочемо зареєструвати роботу, порахувати слова, вибрати мовну пару, застосувати свій тариф і видати кошторис, який клієнт затвердить без десятка листів туди-сюди.

Основа системи — замовлення та його конвеєр. У кожного замовлення повинні бути мовна пара, тематика, обсяг у словах або сторінках, узгоджена ставка, строк і поточний статус, і він повинен проходити зрозумілі етапи: вхідний, оцінений, затверджений, в перекладі, редакція, вичитка, здано, виставлено рахунок. На роботу ми призначаємо одного або кількох перекладачів і редактора, і кожен бачить тільки свої завдання з потрібними файлами та інструкціями. Строки повинні бути видні на загальній дошці та в календарі, щоб координатор помітив перевантаження до того, як воно перетворится на зрив здачі, а система заздалегідь попереджала, що дедлайн під загрозою.

Ще нам потрібні професійні інструменти, які тримають під контролем якість і маржу: довідник клієнтів та перекладачів зі ставками та спеціалізаціями, глосарії та пам'ять перекладів за кожним клієнтом, щоб повторюючі терміни залишалися однорідними, прикріплені вихідні та готові файли з версіями та автоматичне виставлення рахунків, яке підтягує цифри прямо з затвердженого кошторис. Звіти за обсягом, строками та навантаженням перекладачів допомогли б планувати потужності. Опишіть, будь ласка, релевантний досвід та запропонований стек.