System zarządzania firmą przeprowadzkową

Prowadzimy biuro tłumaczeń i nadal realizujemy cały proces w arkuszach kalkulacyjnych i korespondencji e-mailowej, a takie podejście już nie działa. Zamówienia przychodzą od klientów w różnych formatach, wyceny obliczamy ręcznie, kontaktujemy się z tłumaczami freelancerami jeden po drugim, a w pewnym momencie tracimy kontrolę nad tym, kto nad czym pracuje i do kiedy. Potrzebujemy systemu zarządzania w sieci, który stanie się jedynym miejscem, w którym zamówienie żyje od początkowego zapytania do ostatecznej faktury. Kiedy klient wysyła pliki źródłowe, chcemy zarejestrować zlecenie, policzyć słowa, wybrać parę językową, zastosować nasze stawki i wystawić wycenę, którą klient zatwierdzi bez dziesięciu e-maili w obie strony.

Fundamentem systemu jest zamówienie i jego przepływ pracy. Każde zamówienie powinno mieć parę językową, temat, objętość w słowach lub stronach, uzgodnioną stawkę, termin i aktualny status, a także powinno przechodzić przez jasne etapy: przychodzące, szacowane, zatwierdzone, w tłumaczeniu, edytowanie, korekta, dostarczone, faktura wystawiona. Przydzielamy jednego lub więcej tłumaczy oraz redaktora do pracy, a każdy widzi tylko swoje zadania z niezbędnymi plikami i instrukcjami. Terminy powinny być widoczne na wspólnej tablicy i w kalendarzu, aby koordynator zauważył przeciążenie, zanim stanie się to przegapionym terminem, a system ostrzega z wyprzedzeniem, jeśli termin jest zagrożony.

Potrzebujemy również profesjonalnych narzędzi, które kontrolują jakość i marżę: katalog klientów i tłumaczy z stawkami i specjalizacjami, glosariusze i pamięć tłumaczeniowa dla każdego klienta, aby powtarzające się terminy były spójne, załączone pliki źródłowe i finalne z kontrolą wersji oraz automatyczne fakturowanie, które pobiera dane bezpośrednio z zatwierdzonej wyceny. Raporty dotyczące objętości, terminów i obciążenia tłumaczy pomogłyby nam zaplanować pojemność. Proszę opisać odpowiednie doświadczenie i proponowany stos technologiczny.