Système de suivi des actifs informatiques avec attribution aux employés et licences

Nous sommes une entreprise en croissance, et en ce moment, notre flotte informatique entière est maintenue dans un ensemble de tableurs auxquels personne ne fait plus confiance. Les ordinateurs portables, les moniteurs, les téléphones, l'équipement réseau, les licences logicielles et les dates d'expiration des garanties sont éparpillés dans différents fichiers, et chaque fois que nous embauchons ou licenciions un employé, nous passons des heures à déterminer quel équipement leur est attribué et si nous devons révoquer une licence. Nous voulons remplacer ce chaos par un système de gestion des actifs informatiques complet qui nous donnera un registre unique et fiable de tout l'équipement et des logiciels : où ils se trouvent, qui les utilise et combien cela a coûté. La principale chose dont nous avons besoin est la confiance : lorsque quelqu'un demande combien d'ordinateurs portables non attribués il y a ou quelles licences expirent le mois prochain, la réponse devrait apparaître en quelques secondes, et non après une vérification manuelle de l'inventaire.

Le système doit stocker chaque actif avec une étiquette d'inventaire unique, une catégorie, une date d'achat, un prix, un fournisseur, une date d'expiration de garantie et un statut actuel, et permettre l'attribution d'articles aux employés ou aux emplacements avec un historique complet de qui a possédé quoi et quand. Les licences logicielles nécessitent un suivi séparé avec le nombre de sièges, les dates de renouvellement et les notifications de conformité, afin que nous ne payions pas trop et ne violions pas les conditions. Il est également important de couvrir l'ensemble du cycle de vie — de la demande d'achat à l'exploitation active, la réparation et l'élimination ou l'amortissement, avec l'état actuel de chaque actif constamment visible. Nous avons également besoin de rôles d'accès, car le support, les finances et la direction ont des vues différentes des mêmes données.

Les rapports sont la partie pour laquelle tout est fait. Nous avons besoin de tableaux de bord et de rapports exportables sur la valeur totale des actifs, par département, approchant des expirations de garantie et de licence et des appareils à remplacer. Faites-nous savoir ce qui serait le mieux pour nous — une plateforme prête à l'emploi ou un développement sur mesure, et prévoyez l'importation de nos tableurs actuels afin que nous ne partions pas de zéro.

Exigences clés :
— Inventaire du matériel et des logiciels avec des étiquettes uniques et un ensemble complet d'attributs ;
— Attribution aux employés et aux emplacements avec un historique complet des changements ;
— Suivi des licences avec nombre de sièges et notifications de renouvellement ;
— Cycle de vie de l'achat à l'amortissement et contrôle des garanties ;
— Rôles d'accès et rapports exportables avec importation depuis des tableurs.