Sistema di tracciamento delle risorse IT con assegnazione a dipendenti e licenze

Siamo un'azienda in crescita e attualmente tutta la nostra flotta IT è mantenuta in un insieme di fogli di calcolo di cui nessuno si fida più completamente. Laptop, monitor, telefoni, attrezzature di rete, licenze software e date di scadenza delle garanzie sono sparsi in diversi file, e ogni volta che assumiamo o licenziamo un dipendente, spendiamo ore a capire quale attrezzatura è assegnata a loro e se dobbiamo revocare una licenza. Vogliamo sostituire questo caos con un sistema di gestione delle risorse IT completo che ci fornisca un registro unico e affidabile di tutte le attrezzature e software: dove si trova, chi lo utilizza e quanto è costato. La cosa principale di cui abbiamo bisogno è fiducia: quando qualcuno chiede quanti laptop non assegnati ci sono o quali licenze scadono il mese prossimo, la risposta dovrebbe apparire in secondi, non dopo un controllo manuale dell'inventario.

Il sistema dovrebbe memorizzare ogni risorsa con un'etichetta di inventario unica, categoria, data di acquisto, prezzo, fornitore, scadenza della garanzia e stato attuale, e consentire l'assegnazione di articoli a dipendenti o sedi con una cronologia completa di chi ha posseduto cosa e quando. Le licenze software necessitano di un tracciamento separato con il numero di posti, date di rinnovo e notifiche di conformità, in modo da non pagare troppo e non violare i termini. È anche importante coprire l'intero ciclo di vita — dalla richiesta di acquisto attraverso l'operazione attiva, la riparazione e lo smaltimento o l'ammortamento, con lo stato attuale di ogni risorsa costantemente visibile. Abbiamo bisogno anche di ruoli di accesso, perché supporto, finanza e gestione hanno visioni diverse degli stessi dati.

La reportistica è la parte per cui si fa tutto. Abbiamo bisogno di dashboard e report esportabili sul valore totale delle risorse, per dipartimento, scadenze di garanzia e licenze in avvicinamento e dispositivi da sostituire. Fateci sapere cosa sarebbe meglio per noi — una piattaforma pronta all'uso o uno sviluppo personalizzato, e prevedete l'importazione dei nostri attuali fogli di calcolo in modo da non partire da zero.

Requisiti chiave:
— Inventario di attrezzature e software con etichette uniche e set completo di attributi;
— Assegnazione a dipendenti e sedi con cronologia completa delle modifiche;
— Tracciamento delle licenze con conteggio dei posti e notifiche di rinnovo;
— Ciclo di vita dall'acquisto all'ammortamento e controllo delle garanzie;
— Ruoli di accesso e report esportabili con importazione da fogli di calcolo.