Benötigen Sie ein System zur Verfolgung von Ablaufdaten von Mitarbeiterdokumenten

Unser Unternehmen beschäftigt Personen, deren Dokumente rechtlich gültig bleiben müssen — medizinische Bücher für Mitarbeiter, die mit Lebensmitteln umgehen oder mit Kindern arbeiten, Berufslizenzen, Sicherheitszertifikate, Führerscheine und ähnliche Papiere. Momentan verfolgen wir all dies manuell in verstreuten Tabellen, und mehr als einmal ist ein Dokument abgelaufen, bevor es jemand bemerkt hat, was echte Probleme bei Inspektionen und mit Kunden verursacht hat. Ich benötige jemanden, der einen ordentlichen Verfolgungsprozess entwirft und einrichtet, damit dies nicht mehr passiert.

Der Kern der Aufgabe besteht darin, ein funktionierendes System zu erstellen — es kann eine gut strukturierte Tabelle mit Formeln und bedingter Formatierung sein, oder eine einfache Datenbank oder ein No-Code-Tool, wenn Sie denken, dass das besser funktioniert — das die Dokumente jedes Mitarbeiters, Ausstellungs- und Ablaufdaten sowie die verantwortliche Person für die Erneuerung speichert. Das System sollte automatisch Dokumente kennzeichnen, die kurz vor dem Ablauf stehen, und einen Monat vor der Frist eine Erinnerung an den verantwortlichen Manager senden, sowie eine zweite, dringendere eine Woche vorher. Ich möchte auch eine Zusammenfassungsansicht, die den Status jedes Dokuments nach Abteilung zeigt, damit ein Manager auf einen Blick sehen kann, wer Gefahr läuft, nicht mehr konform zu sein.

Bitte beschreiben Sie Ihren Ansatz, bevor Sie beginnen: welches Tool Sie dafür verwenden würden, wie die Erinnerungen tatsächlich die verantwortlichen Personen erreichen werden und wie die Abteilungszusammenfassung strukturiert sein wird. Erfahrung mit der Personalaktenführung oder der Verfolgung von Compliance ist ein großer Vorteil.