需要一个系统来跟踪员工文件的到期日期

我们公司雇佣的员工的文件必须合法有效——处理食品或与儿童工作员工的医疗书籍、专业许可证、安全证书、驾驶许可证和类似文件。目前我们在分散的电子表格中手动跟踪所有这些文件，曾多次出现文件在任何人注意到之前就过期的情况，这给检查和客户带来了真正的麻烦。我需要有人设计并建立一个合适的跟踪流程，以防止这种情况发生。

任务的核心是建立一个有效的系统——可以是一个结构良好的电子表格，带有公式和条件格式，或者是一个简单的数据库或无代码工具，如果你认为这样更有效——该系统存储每位员工的文件、发放和到期日期，以及负责续期的人员。该系统应自动标记即将到期的文件，并在截止日期前一个月向负责的经理发送提醒，在截止日期前一周再发送第二个更紧急的提醒。我还希望有一个摘要视图，显示每个部门每个文件的状态，以便经理一目了然地看到谁有可能失去合规性。

请在开始之前描述你的方法：你将使用什么工具来构建这个系统，提醒将如何实际到达相关人员，以及部门摘要将如何构建。拥有HR记录保持或合规跟踪经验是一个强大的优势。