Нужна настройка отслеживания сроков действия документов сотрудников

В компании работают сотрудники, у которых должны быть в порядке разные документы: медицинские книжки у тех, кто связан с питанием или детьми, профессиональные удостоверения, лицензии, сертификаты по технике безопасности и другие бумаги с ограниченным сроком действия. Сейчас всё это ведётся вручную в разрозненных таблицах, и уже случалось, что срок истекал раньше, чем кто-то это замечал — были проблемы при проверках и перед клиентами. Нужен человек, который выстроит нормальный процесс отслеживания, чтобы такие ситуации больше не повторялись.

Суть задачи — собрать рабочую систему учёта: это может быть грамотно построенная таблица с формулами и условным форматированием, либо простая база данных или no-code инструмент, если считаете такой вариант удобнее. В системе должны храниться данные по каждому сотруднику: какие у него документы, даты выдачи и окончания действия, кто отвечает за продление. Система должна сама отмечать документы, срок которых подходит к концу, и отправлять напоминание ответственному за месяц до истечения, а затем повторное, более срочное — за неделю. Отдельно нужен сводный список по отделам, чтобы руководитель мог быстро увидеть, у кого из сотрудников какого отдела есть риск просрочки.

Перед началом работы опишите, пожалуйста, подход: в каком инструменте будете делать систему, каким образом реально дойдут напоминания до ответственных, как будет устроен сводный список по отделам. Опыт с кадровым учётом или контролем соответствия требованиям будет большим плюсом.