Potrzebny system do śledzenia dat ważności dokumentów pracowników

Nasza firma zatrudnia ludzi, których dokumenty muszą być prawnie ważne — książeczki zdrowia dla pracowników zajmujących się żywnością lub pracujących z dziećmi, licencje zawodowe, certyfikaty bezpieczeństwa, pozwolenia na prowadzenie pojazdów i podobne dokumenty. Obecnie śledzimy to wszystko ręcznie w rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych, a niejednokrotnie dokument wygasł, zanim ktokolwiek to zauważył, co stworzyło prawdziwe problemy podczas inspekcji i z klientami. Potrzebuję kogoś, kto zaprojektuje i ustawi odpowiedni proces śledzenia, aby to przestało się zdarzać.

Sednem zadania jest zbudowanie działającego systemu — może to być dobrze zorganizowany arkusz kalkulacyjny z formułami i formatowaniem warunkowym, lub prosta baza danych lub narzędzie no-code, jeśli uważasz, że to lepsze — które przechowuje dokumenty każdego pracownika, daty wydania i wygaśnięcia oraz osobę odpowiedzialną za odnowienie. System powinien automatycznie oznaczać dokumenty, które mają wkrótce wygasnąć, i wysyłać przypomnienie do odpowiedzialnego menedżera miesiąc przed terminem, a drugie, bardziej pilne, tydzień przed. Chcę również widoku podsumowującego, który pokazuje status każdego dokumentu według działu, aby menedżer mógł na pierwszy rzut oka zobaczyć, kto jest zagrożony utratą zgodności.

Proszę opisać swoje podejście przed rozpoczęciem: w jakim narzędziu zbudujesz to, jak przypomnienia dotrą do odpowiednich osób i jak będzie zorganizowane podsumowanie działu. Doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji HR lub śledzeniu zgodności jest dużym plusem.