Hai bisogno di un sistema per tenere traccia delle date di scadenza dei documenti del personale

La nostra azienda impiega persone i cui documenti devono rimanere validi per legge — libri medici per il personale che gestisce alimenti o lavora con bambini, licenze professionali, certificati di sicurezza, permessi di guida e documenti simili. Al momento tracciamo tutto questo manualmente in fogli di calcolo sparsi, e più di una volta un documento è scaduto prima che qualcuno se ne accorgesse, creando veri problemi con le ispezioni e i clienti. Ho bisogno di qualcuno che progetti e imposti un processo di tracciamento adeguato affinché questo smetta di accadere.

Il cuore del compito è costruire un sistema funzionante — può essere un foglio di calcolo ben strutturato con formule e formattazione condizionale, o un semplice database o uno strumento no-code se pensi che funzioni meglio — che memorizzi i documenti di ogni dipendente, le date di emissione e scadenza, e la persona responsabile del rinnovo. Il sistema dovrebbe contrassegnare automaticamente i documenti in scadenza e inviare un promemoria al manager responsabile un mese prima della scadenza, e un secondo, più urgente, una settimana prima. Voglio anche una vista riepilogativa che mostri lo stato di ogni documento per dipartimento, in modo che un manager possa vedere a colpo d'occhio chi è a rischio di non conformità.

Per favore, descrivi il tuo approccio prima di iniziare: in quale strumento costruiresti questo, come i promemoria raggiungeranno effettivamente le persone responsabili, e come sarà strutturato il riepilogo del dipartimento. L'esperienza nella gestione dei registri HR o nel tracciamento della conformità è un grande vantaggio.