Description du projet
TraduitNotre entreprise emploie des personnes dont les documents doivent légalement rester valides — livres médicaux pour le personnel qui manipule des aliments ou travaille avec des enfants, licences professionnelles, certificats de sécurité, permis de conduire et documents similaires. En ce moment, nous suivons tout cela manuellement dans des tableurs éparpillés, et plus d'une fois un document a expiré avant que quiconque ne s'en aperçoive, ce qui a créé de réels problèmes lors des inspections et avec les clients. J'ai besoin de quelqu'un pour concevoir et mettre en place un processus de suivi approprié afin que cela cesse de se produire.
Le cœur de la tâche consiste à construire un système fonctionnel — cela peut être un tableur bien structuré avec des formules et un formatage conditionnel, ou une simple base de données ou un outil sans code si vous pensez que cela fonctionne mieux — qui stocke les documents de chaque employé, les dates d'émission et d'expiration, et la personne responsable du renouvellement. Le système doit automatiquement signaler les documents qui sont sur le point d'expirer et envoyer un rappel au responsable un mois avant la date limite, et un second, plus urgent, une semaine avant. Je veux également une vue d'ensemble qui montre l'état de chaque document par département, afin qu'un responsable puisse voir d'un coup d'œil qui risque de ne pas être en conformité.
Veuillez décrire votre approche avant de commencer : quel outil vous utiliseriez pour cela, comment les rappels atteindront réellement les personnes responsables, et comment le résumé par département sera structuré. Une expérience en tenue de dossiers RH ou en suivi de conformité est un atout majeur.
Le cœur de la tâche consiste à construire un système fonctionnel — cela peut être un tableur bien structuré avec des formules et un formatage conditionnel, ou une simple base de données ou un outil sans code si vous pensez que cela fonctionne mieux — qui stocke les documents de chaque employé, les dates d'émission et d'expiration, et la personne responsable du renouvellement. Le système doit automatiquement signaler les documents qui sont sur le point d'expirer et envoyer un rappel au responsable un mois avant la date limite, et un second, plus urgent, une semaine avant. Je veux également une vue d'ensemble qui montre l'état de chaque document par département, afin qu'un responsable puisse voir d'un coup d'œil qui risque de ne pas être en conformité.
Veuillez décrire votre approche avant de commencer : quel outil vous utiliseriez pour cela, comment les rappels atteindront réellement les personnes responsables, et comment le résumé par département sera structuré. Une expérience en tenue de dossiers RH ou en suivi de conformité est un atout majeur.
Autre / Divers Espèces, Virement bancaire
