Virtuelle Büroplattform mit Postweiterleitung und Kundenkonto

Wir bieten virtuelle Büro- und Postbearbeitungsdienste an, und derzeit kommt jede Anfrage per E-Mail zu uns, was das Volumen nicht mehr bewältigt. Wir benötigen einen Spezialisten, der eine Selbstbedienungsplattform erstellt, auf der neue und bestehende Kunden einen Tarif für Geschäftsadressen auswählen, sich für ein Abonnement anmelden und alles von einem einzigen Konto aus verwalten können, ohne uns für jede kleine Aktion zu kontaktieren. Der öffentliche Teil sollte die verfügbaren Tarife klar anzeigen, erklären, was in jedem Level durch Adressnutzung, monatliche Postlimits und enthaltene Dienstleistungen enthalten ist, und es den Besuchern ermöglichen, sich online zu registrieren und zu bezahlen. Im Inneren sollte der Kunde seine zugewiesene Geschäftsadresse, den Abonnementstatus und die vollständige Historie der in seinem Namen erhaltenen Post sehen.

Das Herzstück des Systems ist die Postbearbeitung. Wenn ein Brief oder Paket ankommt, erfasst unser Mitarbeiter es für den richtigen Kunden, und der Kunde erhält eine Benachrichtigung im Konto. Dann wählen sie, was zu tun ist: eine Scananfrage für den Umschlag oder den Inhalt bestellen, die Weiterleitung an eine angegebene Adresse anfordern, es zur Abholung aufbewahren oder zur Zerstörung markieren. Jede Wahl wird zu einer nachverfolgbaren Anfrage mit klarem Status, sodass beide Seiten immer wissen, in welchem Stadium sich die Sendung befindet. Wir vermieten auch Besprechungsräume und Arbeitsplätze tageweise, daher benötigt das Konto ein Buchungsmodul als zusätzliche Dienstleistung: Der Kunde sieht die Verfügbarkeit, reserviert einen Slot, und die Kosten werden seiner Rechnung hinzugefügt.

Die Abrechnung sollte zuverlässig und größtenteils automatisch sein. Abonnements erneuern sich in einem regelmäßigen Zyklus, einmalige Aktionen wie Weiterleitungszahlungen oder zusätzliche Scans werden zusätzlich berechnet, und jeder Kunde sollte in der Lage sein, ordentliche Rechnungen aus seinem Konto herunterzuladen. Wir benötigen auch eine interne Schnittstelle, in der das Team die Warteschlange der eingehenden Anfragen bearbeitet, abgeschlossene markiert und ausstehende Salden sieht. Die Schnittstelle sollte ruhig, vertrauenswürdig und einfach für nicht-technische Geschäftsinhaber sein.

— Tarifkatalog mit Online-Registrierung und wiederkehrenden Abonnements
— Postempfang, Anfragen für Scans, Weiterleitungen, Lagerung und Zerstörung mit Status
— Buchung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen als kostenpflichtige Option
— Automatische Abrechnung, Rechnungen und Anfragewarteschlange für Mitarbeiter