Fallmanagementsystem für eine kleine Anwaltskanzlei

Unsere Kanzlei bearbeitet zivilrechtliche, familienrechtliche und kleine Unternehmensstreitigkeiten, und im Moment basiert alles auf gemeinsamen Ordnern, Tabellenkalkulationen und einem Kalender an der Wand. Wir möchten ein voll funktionsfähiges Fallmanagementsystem, das auf der realen juristischen Praxis basiert: Im Mittelpunkt steht ein Fall oder Verfahren, das mit einem Mandanten, dem verantwortlichen Anwalt, der gegnerischen Partei, der Fallnummer und dem aktuellen Stand verknüpft ist. Wenn ein neuer Mandant kommt, müssen wir in ein paar Minuten eine kurze Mandanteneingang durchführen, Interessenkonflikte mit bestehenden Parteien überprüfen und einen Fall eröffnen. Jeder Fall sollte seinen eigenen Ereignisfeed haben, damit jeder im Team sehen kann, was bereits erledigt wurde und was ansteht, ohne Kollegen fragen zu müssen.

Der Großteil der Arbeit besteht aus Dokumenten. Wir erstellen Verfahrensunterlagen, Verträge, Briefe und interne Notizen, und all dies sollte unter dem richtigen Fall abgelegt, versioniert und leicht nach Mandant, Typ oder Datum durchsuchbar sein. Wir möchten auch Vorlagen für Dokumente, die wir am häufigsten senden, damit wir aufhören, alte Dateien zu kopieren und sie manuell zu bearbeiten. Neben den Dokumenten benötigen wir einen zuverlässigen Kalender für Fristen und Gerichtstermine: Verjährungsfristen, Anhörungstermine und interne Überprüfungstermine, mit frühzeitigen Erinnerungen, damit wir nichts verpassen, denn eine versäumte Frist in unserem Bereich ist ein echtes Problem.

Der letzte Teil betrifft Zeit und Geld. Ein Anwalt sollte in der Lage sein, abrechenbare Zeit für einen Fall mit einer kurzen Beschreibung und einem Satz zu protokollieren, und am Ende eines Zeitraums erstellen wir Rechnungen aus diesen Einträgen, verfolgen, was bezahlt und was geschuldet ist, und sehen die Wirtschaftlichkeit jedes Falls. Dies ist kein typisches CRM und kein gemeinsames Laufwerk mit Ordnern; das System sollte die Sprache einer Kanzlei sprechen und Fälle, Verfahren und abrechenbare Stunden an einem Ort verwalten.

— Fälle und Verfahren mit Mandant, Anwalt, gegnerischer Partei, Nummer und Stand
— Mandanteneingang mit Interessenkonfliktprüfung
— Dokumentenmanagement: Ablage unter Fall, Versionen, Suche und fertige Vorlagen
— Kalender für Fristen und Gerichtstermine mit frühen Erinnerungen
— Abrechnung von abrechenbaren Stunden und Rechnungserstellung mit bezahltem/geschuldetem Status
— Rollenbasierter Zugriff für Partner, Anwälte und Assistenten