Besuchermanagementsystem: Selbstbedienungskiosk und Benachrichtigung des Gastgebers

In unserem Büro werden Besucher immer noch manuell in einem Papierprotokollbuch an der Rezeption erfasst, und damit sind wir nicht mehr zufrieden. Der Administrator ist damit beschäftigt, Namen neu zu schreiben, Besucher stehen in der Lobby Schlange, und wenn ein Prüfer oder Brandschutzinspektor fragt, wer an einem bestimmten Tag im Gebäude war, verbringen wir eine Stunde damit, durch unleserliche Seiten zu blättern. Wir möchten all dies durch ein Besuchermanagementsystem ersetzen, das auf einem Selbstbedienungsregistrierungskiosk basiert, damit ein Gast in weniger als einer Minute registriert wird.

So sehen wir das: Ein Mitarbeiter lädt einen Gast im Voraus ein, die Person erhält einen Link zur Vorregistrierung, füllt ihre Daten aus und gibt bei der Ankunft einen Code ein oder scannt einen QR-Code auf dem Tablet. Der Kiosk macht ein Foto des Besuchers, druckt ein Badge mit Name, Unternehmen, Gastgeber und Datum und benachrichtigt sofort den Gastgeber per E-Mail und Messenger, dass der Gast angekommen ist. Für bestimmte Bereiche muss der Besucher ein NDA oder eine Sicherheitsunterweisung auf dem Bildschirm akzeptieren, bevor das Badge gedruckt wird, und die unterschriebene Kopie wird im Besuchsprotokoll gespeichert.

Sicherheit ist ebenfalls wichtig: eine Live-Liste aller Personen, die sich derzeit auf dem Gelände befinden, die die Sicherheitskräfte für die Evakuierung ausdrucken können, sowie ein vollständiges Protokoll jedes Besuchs mit Such- und Ein- und Ausstiegszeiten. Wir bitten Sie, Geräte für den Kiosk und den Badge-Drucker vorzuschlagen und die Unterstützung für die Lösung zu skizzieren.