Sistema di gestione dei visitatori: chiosco self-service e notifica all'ospite

Nel nostro ufficio, i visitatori sono ancora registrati manualmente in un registro cartaceo alla reception, e non siamo più soddisfatti di questo. L'amministratore è occupato a riscrivere i nomi, i visitatori fanno la fila nella hall, e quando un revisore o un ispettore antincendio chiede di mostrare chi era nell'edificio in un giorno specifico, passiamo un'ora a sfogliare pagine illeggibili. Vogliamo sostituire tutto questo con un sistema di gestione dei visitatori basato su un chiosco di registrazione self-service in modo che un ospite venga registrato in meno di un minuto.

La vediamo in questo modo: un dipendente invita un ospite in anticipo, la persona riceve un link per la pre-registrazione, compila i propri dati e, all'arrivo, inserisce un codice o scansiona un QR sul tablet. Il chiosco scatta una foto del visitatore, stampa un badge con nome, azienda, ospite e data e notifica immediatamente l'ospite via email e messenger che l'ospite è arrivato. Per alcune aree, il visitatore deve accettare un NDA o un briefing sulla sicurezza sullo schermo prima che il badge venga stampato, e la copia firmata viene salvata nel registro delle visite.

La sicurezza è separatamente importante: un elenco live di tutti coloro che attualmente si trovano nei locali che la sicurezza può stampare per l'evacuazione, oltre a un registro completo di ogni visita con orari di ingresso e uscita. Ti chiediamo di suggerire attrezzature per il chiosco e la stampante per badge e delineare il supporto per la soluzione.