Système de gestion des visiteurs : kiosque en libre-service et notification de l'hôte

Dans notre bureau, les visiteurs sont encore enregistrés manuellement dans un registre papier à la réception, et nous ne sommes plus satisfaits de cela. L'administrateur est occupé à réécrire des noms, les visiteurs font la queue dans le hall, et lorsque qu'un auditeur ou un inspecteur des incendies demande à voir qui était dans le bâtiment un jour donné, nous passons une heure à feuilleter des pages illisibles. Nous voulons remplacer tout cela par un système de gestion des visiteurs basé sur un kiosque d'enregistrement en libre-service afin qu'un invité soit enregistré en moins d'une minute.

Nous le voyons de cette façon : un employé invite un invité à l'avance, la personne reçoit un lien pour la pré-inscription, remplit ses coordonnées, et à son arrivée, entre un code ou scanne un QR sur la tablette. Le kiosque prend une photo du visiteur, imprime un badge avec le nom, l'entreprise, l'hôte et la date, et notifie immédiatement l'hôte par e-mail et messagerie que l'invité est arrivé. Pour certaines zones, le visiteur doit accepter un NDA ou un briefing de sécurité à l'écran avant que le badge ne soit imprimé, et la copie signée est sauvegardée dans le dossier de visite.

La sécurité est également importante : une liste en direct de toutes les personnes actuellement présentes sur les lieux que la sécurité peut imprimer pour l'évacuation, plus un journal complet de chaque visite avec recherche et heures d'entrée et de sortie. Nous vous demandons de suggérer du matériel pour le kiosque et l'imprimante de badges et de décrire le support pour la solution.