System zarządzania wizytami: kiosk samoobsługowy i powiadomienie gospodarza

W naszym biurze wizytorzy są nadal ręcznie rejestrowani w papierowym dzienniku w recepcji, a my już nie jesteśmy z tego zadowoleni. Administrator jest zajęty przepisywaniem nazwisk, wizytorzy stoją w kolejce w holu, a gdy audytor lub inspektor pożarny prosi o pokazanie, kto był w budynku w danym dniu, spędzamy godzinę przeszukując nieczytelne strony. Chcemy to wszystko zastąpić systemem zarządzania wizytami opartym na kiosku rejestracji samoobsługowej, aby gość był zarejestrowany w mniej niż minutę.

Widzimy to tak: pracownik zaprasza gościa z wyprzedzeniem, osoba otrzymuje link do wstępnej rejestracji, wypełnia swoje dane, a po przybyciu wprowadza kod lub skanuje QR na tablecie. Kiosk robi zdjęcie wizytora, drukuje identyfikator z imieniem, nazwiskiem, firmą, gospodarzem i datą oraz natychmiast powiadamia gospodarza e-mailem i komunikatorem, że gość przybył. W niektórych obszarach wizytor musi zaakceptować NDA lub szkolenie BHP na ekranie przed wydrukowaniem identyfikatora, a podpisana kopia jest zapisywana w rejestrze wizyt.

Bezpieczeństwo jest osobno ważne: na żywo lista wszystkich osób przebywających obecnie na terenie, którą ochrona może wydrukować do ewakuacji, plus pełny dziennik każdej wizyty z czasami wejścia i wyjścia. Prosimy o zasugerowanie sprzętu do kiosku i drukarki identyfikatorów oraz nakreślenie wsparcia dla rozwiązania.