Projektmanagementsystem für unser Innenarchitekturbüro

Wir sind ein kleines Innenarchitekturbüro, und derzeit lebt jedes Projekt in Dutzenden von Tabellen, gemeinsamen Ordnern, E-Mail-Threads und Papiernotizen. Wir verwalten mehrere Wohnungen und Häuser gleichzeitig; jedes Objekt ist in Räume unterteilt, und für jeden Raum speichern wir Moodboards, Möbel- und Ausführungsspezifikationen, den Kaufstatus, das aktuelle Budget und die Warteschlange von Entscheidungen, die auf die Genehmigung des Kunden warten. Wenn ein Lieferant einen Preis oder ein Lieferdatum ändert oder ein Kunde ein Sofa ersetzt, verbringen wir einen halben Tag damit, diese Änderung in fünf Dateien zu suchen. Wir benötigen einen Ort, an dem ein Projekt seine Räume enthält, und jeder Raum seine Boards, Produkt- und Materialspezifikationen, eine Budgetzeile und eine Genehmigungshistorie enthält. Wir wollen unseren Prozess nicht neu erfinden, sondern einfach aufhören, ihn zwischen den Werkzeugen zu verlieren.

Konkret müssen wir ein Projekt erstellen, Räume hinzufügen und innerhalb jedes Raums eine Spezifikation zusammenstellen, in der jeder Artikel ein Foto, Lieferant, Artikelnummer oder Referenz, Menge, Stückpreis, Lieferfrist und Status hat: vorgeschlagen, genehmigt, bestellt, geliefert. Die Artikelpreise sollten automatisch in das Raum- und Projektbudget summiert werden und mit dem Betrag verglichen werden, den wir mit dem Kunden vereinbart haben, damit wir immer das Gesamtbild ohne manuelle Spaltenneuberechnung sehen. Wir koordinieren auch Auftragnehmer und Handwerker, daher müssen wir Aufgaben zuweisen, verfolgen, wer für was und bis wann verantwortlich ist, und ihre Kostenschätzungen und Rechnungen dem entsprechenden Raum zuordnen. Ein klares Aktivitätsprotokoll für das Projekt würde uns viel Zeit sparen.

Die Genehmigungen der Kunden sind uns am wichtigsten. Wir möchten dem Kunden eine ordentliche Auswahl von Artikeln oder ein ganzes Board senden, ihm erlauben, jeden Punkt zu genehmigen, zu kommentieren oder abzulehnen und diese Entscheidungen direkt in der Spezifikation festzuhalten, damit nichts auf ein vages „wahrscheinlich“ bestellt oder installiert wird. Wir hätten gerne eine Benutzeroberfläche in einem ruhigen visuellen Stil, der zu einem Designstudio passt, das sich auf Bilder anstelle von dichten Tabellen konzentriert, und sie sollte auf einem Tablet bequem sein, da wir Projekte außerhalb des Büros den Kunden zeigen. Schlagen Sie einen Stack vor, den Sie langfristig pflegen können, und sagen Sie uns, wie Sie Rollen, Zugriffsrechte und Dateispeicherung organisieren werden.

— Projekte mit Räumen, jeweils mit Moodboards und Spezifikationen
— Automatische Budgetberechnung aus Artikelpreisen und Abstimmung mit dem vereinbarten Betrag
— Kaufverfolgung und Status für jedes Produkt und Material
— Aufgaben der Auftragnehmer, deren Kostenschätzungen und Rechnungen, die an Räume gebunden sind
— Genehmigung des Kunden mit Kommentaren zu jedem Artikel und Entscheidungshistorie