System zarządzania projektami dla naszego studia projektowania wnętrz

Jesteśmy małym studiem projektowania wnętrz, a obecnie każdy projekt żyje w dziesiątkach arkuszy kalkulacyjnych, współdzielonych folderów, wątków e-mailowych i papierowych notatek. Zarządzamy jednocześnie kilkoma mieszkaniami i domami; każdy obiekt jest podzielony na pomieszczenia, a dla każdego pomieszczenia przechowujemy tablice nastrojowe, specyfikacje mebli i wykończeń, status zakupu, aktualny budżet i kolejkę decyzji oczekujących na zatwierdzenie klienta. Kiedy dostawca zmienia cenę lub datę dostawy lub klient wymienia sofę, spędzamy pół dnia na poszukiwaniu tej zmiany w pięciu plikach. Potrzebujemy jednego miejsca, w którym projekt zawiera swoje pomieszczenia, a każde pomieszczenie zawiera swoje tablice, specyfikacje produktów i materiałów, linię budżetową oraz historię zatwierdzeń. Nie chcemy wymyślać naszego procesu na nowo, po prostu chcemy przestać go gubić między narzędziami.

Konkretne, potrzebujemy stworzyć projekt, dodać do niego pomieszczenia, a w każdym pomieszczeniu skompilować specyfikację, w której każdy element ma zdjęcie, dostawcę, numer artykułu lub referencję, ilość, cenę jednostkową, termin dostawy i status: proponowany, zatwierdzony, zamówiony, dostarczony. Ceny elementów powinny automatycznie sumować się do budżetu pomieszczenia i budżetu projektu oraz być porównywane z kwotą, którą uzgodniliśmy z klientem, abyśmy zawsze widzieli całość bez ręcznego przeliczania kolumn. Koordynujemy również wykonawców i rzemieślników, więc musimy przypisywać zadania, śledzić, kto jest odpowiedzialny za co i do kiedy, oraz trzymać ich szacunki i faktury przypięte do odpowiedniego pomieszczenia. Jasny dziennik aktywności dla projektu zaoszczędzi nam dużo czasu.

Zatwierdzenia klientów są dla nas najważniejsze. Chcemy wysłać klientowi schludny wybór elementów lub całą tablicę, pozwolić im zatwierdzić, skomentować lub odrzucić każdy punkt i poprawić te decyzje bezpośrednio w specyfikacji, aby nic nie zostało zamówione lub zainstalowane na niejasnym „prawdopodobnie”. Chcielibyśmy interfejs w spokojnym stylu wizualnym pasującym do studia projektowego, skoncentrowany na obrazach, a nie gęstych tabelach, i powinien być wygodny na tablecie, ponieważ pokazujemy projekty klientom poza biurem. Zaproponuj stos technologiczny, który możesz utrzymać w dłuższej perspektywie i powiedz nam, jak zorganizujesz role, prawa dostępu i przechowywanie plików.

— Projekty z pomieszczeniami, każde z tablicami nastrojowymi i specyfikacjami
— Automatyczne obliczanie budżetu na podstawie cen elementów i uzgadnianie z uzgodnioną kwotą
— Śledzenie zakupów i status dla każdego produktu i materiału
— Zadania wykonawców, ich szacunki i faktury powiązane z pomieszczeniami
— Zatwierdzenie klienta z komentarzami do każdego elementu i historią decyzji