Бронювання переговорних і робочих місць в офісі

У нас офіс на сто осіб і чотири переговорні. На папері цього вистачає, насправді ж щотижня хтось із кимось з'ясовує стосунки біля зачинених дверей: одна зустріч затягнулася, про другу домовилися усно в коридорі, третя взагалі не знала, що кімната зайнята. Спільна таблиця не рятує — до неї вносить зустрічі добре якщо половина, та й наявний запис ніхто не бачить саме тоді, коли стоїть під дверима з ноутбуком під пахвою. Двічі через це ми спізнилися на дзвінок із клієнтом, і мені доручили закрити це питання остаточно.

Потрібен внутрішній веб-застосунок, який робить зайнятість кімнат фактом, а не приводом для суперечки. Календар на тиждень одразу по всіх чотирьох переговорних, щоб вільна година була помітна з одного погляду. Бронь на годину і повторювані зустрічі для щотижневих планірок, які не змінюються місяцями. Картка кімнати з тим, що в ній справді є: скільки місць, екран, дошка, спікерфон, — щоб велику кімнату перестали займати заради розмови удвох. Біля кожних дверей планшет: статус зараз, найближча бронь і кнопка «зайняти зараз», якщо кімната вільна. Ніхто не прийшов упродовж перших десяти хвилин — бронь знімається сама, кімната повертається до загального доступу. Тим самим сервісом бронюються гнучкі робочі місця у відкритому просторі, і окремо потрібен звіт про завантаження: п'яту переговорну я хочу просити з цифрами, а не з відчуттями. Вхід — корпоративною поштою, без окремих паролів.

Три речі прошу закласти в рішення одразу. Звіт про завантаження розповідає про кімнати, а не про людей: він відповідає, наскільки була зайнята переговорна, і персональних рейтингів працівників за бронями в ньому бути не повинно. Скасувати чи перенести бронь має право організатор зустрічі; примусово зняти чужу бронь може лише адміністратор офісу, і обов'язково з повідомленням організаторові, а не мовчки. А якщо зникне мережа, планшет біля дверей показує останній відомий розклад і чесно пише на екрані, що дані могли застаріти, замість удавати актуальність.

Що має бути в системі:
— календар зайнятості чотирьох кімнат на тиждень;
— бронь на годину та повторювані серії зустрічей;
— картки кімнат із місткістю та обладнанням;
— планшет біля дверей: поточний статус, найближча бронь, кнопка «зайняти зараз»;
— автоматичне звільнення кімнати, якщо ніхто не прийшов;
— бронювання гнучких робочих місць у відкритому просторі;
— звіт про завантаження кімнат за днями та годинами;
— вхід корпоративною поштою, окремі права працівника та адміністратора офісу.