Application de réservation de salles de réunion et de bureaux pour un bureau de 100 personnes

Nous gérons un bureau d'environ cent personnes, et sur le papier, quatre salles de réunion suffisent. En pratique, chaque semaine se termine par quelqu'un qui se dispute devant une porte fermée. Une réunion déborde, une autre a été convenue verbalement dans le couloir, une troisième ne savait tout simplement pas que la salle était prise. Le tableau partagé que nous utilisons maintenant est rempli par peut-être la moitié de l'équipe, et même quand une ligne est là, personne ne la voit au moment où ils se tiennent devant la porte avec un ordinateur portable sous le bras. Deux fois, cela nous a coûté un retard au début d'un appel client, et on m'a demandé de clore la question une bonne fois pour toutes.

Ce que je veux, c'est une application web interne qui transforme l'occupation des salles en un fait plutôt qu'en une opinion. Une vue hebdomadaire avec les quatre salles côte à côte, de sorte qu'une heure libre soit visible d'un coup d'œil. Réservation à l'heure, et réservations répétées pour les réunions hebdomadaires fixes qui ne changent jamais. Une carte pour chaque salle montrant ce qu'il y a réellement à l'intérieur : nombre de sièges, écran, tableau blanc, haut-parleur, afin que les gens cessent de prendre la grande salle pour un appel à deux personnes. Une tablette montée à côté de chaque porte montrant le statut actuel, la prochaine réservation, et un bouton pour prendre la salle sur le champ lorsqu'elle est libre. Si personne ne s'enregistre dans les dix premières minutes, la réservation se libère et la salle retourne dans le pool. Le même système devrait couvrir les bureaux flexibles dans l'espace ouvert, et me donner un rapport d'utilisation afin qu'une demande pour une cinquième salle soit soutenue par des chiffres plutôt que par des sentiments. Connexion via notre mail d'entreprise, pas de mots de passe séparés à perdre.

Trois points que je veux écrits dans la conception dès le départ. Le rapport d'utilisation décrit les salles, pas les personnes : il répond à la question de combien une salle était occupée, et il ne doit pas être transformé en évaluations personnelles des employés par leurs réservations. Annuler et déplacer une réservation est le droit de l'organisateur de la réunion ; une libération forcée appartient uniquement à l'administrateur de bureau, et elle envoie toujours une notification à l'organisateur, cela ne se fait jamais silencieusement. Et quand le réseau tombe, la tablette à la porte continue d'afficher le dernier emploi du temps qu'elle connaît et indique clairement à l'écran que les données peuvent être obsolètes, au lieu de prétendre que tout est à jour.

Ce que le système doit faire :
— calendrier hebdomadaire des quatre salles avec occupation visible d'un coup d'œil ;
— réservation à l'heure et séries récurrentes pour les réunions fixes ;
— cartes de salle avec capacité et équipement ;
— tablette à la porte avec statut en direct, prochaine réservation et un bouton pour prendre la salle maintenant ;
— libération automatique d'une réservation pour laquelle personne ne s'est présenté ;
— réservation de bureaux flexibles dans l'espace ouvert ;
— rapport d'utilisation par salle, par jour et par heure ;
— connexion avec mail d'entreprise, droits séparés pour le personnel et l'administrateur de bureau.