App per la prenotazione di sale riunioni e scrivanie per un ufficio di 100 persone

Gestiamo un ufficio per circa cento persone, e sulla carta quattro sale riunioni sono sufficienti per noi. In pratica ogni settimana finisce con qualcuno che discute davanti a una porta chiusa. Una riunione si protrae, un'altra è stata concordata verbalmente nel corridoio, una terza semplicemente non sapeva che la sala era occupata. Il foglio di calcolo condiviso che usiamo ora è compilato da forse metà del team, e anche quando c'è una riga, nessuno la vede nel momento in cui si trova davanti alla porta con un laptop sotto braccio. Due volte questo ci è costato un inizio ritardato in una chiamata con un cliente, e mi è stato chiesto di chiudere la questione per sempre.

Quello che voglio è un'applicazione web interna che trasformi l'occupazione delle stanze in un fatto anziché in un'opinione. Una vista settimanale con tutte e quattro le stanze affiancate, in modo che un'ora libera sia visibile a colpo d'occhio. Prenotazione per ora e prenotazioni ripetute per le riunioni settimanali fisse che non cambiano mai. Una scheda per ogni stanza che mostri cosa c'è realmente dentro: numero di posti, schermo, lavagna, vivavoce, in modo che le persone smettano di prendere la grande stanza per una chiamata di due persone. Un tablet montato accanto a ogni porta che mostri lo stato attuale, la prossima prenotazione e un pulsante per prendere la stanza sul posto quando è libera. Se nessuno si registra entro i primi dieci minuti, la prenotazione si libera da sola e la stanza torna a disposizione. Lo stesso sistema dovrebbe coprire scrivanie flessibili nello spazio aperto e darmi un rapporto di utilizzo in modo che una richiesta per una quinta stanza sia supportata da numeri piuttosto che da sentimenti. Accesso tramite la nostra email aziendale, senza password separate da perdere.

Tre punti che voglio siano scritti nel design fin dall'inizio. Il rapporto di utilizzo descrive le stanze, non le persone: risponde a quanto è stata occupata una stanza e non deve essere trasformato in valutazioni personali dei dipendenti in base alle loro prenotazioni. Cancellare e spostare una prenotazione è un diritto dell'organizzatore della riunione; un rilascio forzato appartiene solo all'amministratore dell'ufficio e invia sempre una notifica all'organizzatore, non avviene mai silenziosamente. E quando la rete cade, il tablet alla porta continua a mostrare l'ultimo programma che conosce e dice chiaramente sullo schermo che i dati potrebbero essere obsoleti, invece di fingere che tutto sia attuale.

Cosa deve fare il sistema:
— calendario settimanale di tutte e quattro le stanze con occupazione visibile a colpo d'occhio;
— prenotazione per ora e serie ricorrenti per riunioni fisse;
— schede delle stanze con capacità e attrezzature;
— tablet alla porta con stato live, prossima prenotazione e un pulsante per prenderla subito;
— rilascio automatico di una prenotazione per cui nessuno si è presentato;
— prenotazione di scrivanie flessibili nello spazio aperto;
— rapporto di utilizzo per stanza, per giorno e per ora;
— accesso con email aziendale, diritti separati per il personale e l'amministratore dell'ufficio.