100 लोगों के कार्यालय के लिए बैठक कक्ष और डेस्क बुकिंग ऐप

हम लगभग एक सौ लोगों के लिए एक कार्यालय चलाते हैं, और कागज पर चार बैठक कक्ष हमारे लिए पर्याप्त हैं। व्यवहार में हर सप्ताह किसी न किसी के बंद दरवाजे पर बहस के साथ समाप्त होता है। एक बैठक समय से अधिक चलती है, दूसरी को गलियारे में मौखिक रूप से सहमति दी गई थी, तीसरे को बस यह नहीं पता था कि कमरा लिया गया था। साझा स्प्रेडशीट जिसे हम अब उपयोग करते हैं, शायद आधी टीम द्वारा भरी जाती है, और जब एक पंक्ति होती है, तो भी कोई उसे उस क्षण नहीं देखता जब वे अपने हाथ में लैपटॉप लेकर दरवाजे पर खड़े होते हैं। दो बार इससे हमें एक ग्राहक कॉल पर देर से शुरू करने की कीमत चुकानी पड़ी, और मुझसे इस प्रश्न को हमेशा के लिए बंद करने के लिए कहा गया।

जो मैं चाहता हूं वह एक आंतरिक वेब एप्लिकेशन है जो कमरे की अधिभोगता को एक तथ्य में बदलता है न कि एक राय में। एक सप्ताह का दृश्य जिसमें सभी चार कमरे एक साथ हैं, ताकि एक मुक्त घंटा एक नज़र में दिखाई दे। घंटे के अनुसार बुकिंग, और उन स्थायी साप्ताहिक बैठकों के लिए दोहराने वाली बुकिंग जो कभी नहीं बदलतीं। हर कमरे के लिए एक कार्ड जो दिखाता है कि वास्तव में इसके अंदर क्या है: सीटों की संख्या, स्क्रीन, व्हाइटबोर्ड, स्पीकरफोन, ताकि लोग दो लोगों की कॉल के लिए बड़े कमरे को लेना बंद कर दें। प्रत्येक दरवाजे के बगल में एक टैबलेट जो वर्तमान स्थिति, अगली बुकिंग और जब यह मुक्त हो तो तुरंत कमरे को लेने के लिए एक बटन दिखाता है। यदि पहले दस मिनट के भीतर कोई चेक-इन नहीं करता है, तो बुकिंग अपने आप रिहा हो जाती है और कमरा पूल में लौट आता है। वही प्रणाली खुले स्थान में लचीले डेस्क को कवर करनी चाहिए, और मुझे एक उपयोगिता रिपोर्ट देनी चाहिए ताकि पांचवें कमरे के लिए अनुरोध संख्याओं द्वारा समर्थित हो न कि भावनाओं द्वारा। हमारे कॉर्पोरेट मेल के माध्यम से साइन-इन, खोने के लिए कोई अलग पासवर्ड नहीं।

तीन बिंदु हैं जिन्हें मैं डिज़ाइन में शुरू से लिखवाना चाहता हूं। उपयोगिता रिपोर्ट कमरों का वर्णन करती है, लोगों का नहीं: यह बताती है कि एक कमरा कितना व्यस्त था, और इसे कर्मचारियों की बुकिंग द्वारा व्यक्तिगत रेटिंग में नहीं बदला जाना चाहिए। बुकिंग को रद्द करना और स्थानांतरित करना बैठक आयोजक का अधिकार है; एक मजबूर रिहाई केवल कार्यालय प्रशासक का अधिकार है, और यह हमेशा आयोजक को एक सूचना भेजता है, कभी भी चुपचाप नहीं होता। और जब नेटवर्क गिरता है, तो दरवाजे की टैबलेट अंतिम शेड्यूल दिखाना जारी रखती है जो इसे पता है और स्क्रीन पर स्पष्ट रूप से कहती है कि डेटा पुराना हो सकता है, बजाय इसके कि सब कुछ वर्तमान होने का दिखावा किया जाए।

जो प्रणाली को करना है:
— सभी चार कमरों का सप्ताह का कैलेंडर जिसमें अधिभोगता एक नज़र में दिखाई दे;
— घंटे के अनुसार बुकिंग और स्थायी बैठकों के लिए आवर्ती श्रृंखला;
— कमरे के कार्ड जिसमें क्षमता और उपकरण;
— दरवाजे की टैबलेट जिसमें लाइव स्थिति, अगली बुकिंग और एक इसे-अब-लेने का बटन;
— किसी भी बुकिंग की स्वचालित रिहाई जिसके लिए कोई नहीं आया;
— खुले स्थान में लचीली डेस्क बुकिंग;
— कमरे, दिन और घंटे के अनुसार उपयोगिता रिपोर्ट;
— कॉर्पोरेट मेल के साथ साइन-इन, स्टाफ और कार्यालय प्रशासक के लिए अलग अधिकार।