Aplikacja do rezerwacji sali i biurka dla biura na 100 osób

Prowadzimy biuro dla około stu osób, a na papierze cztery sale konferencyjne są dla nas wystarczające. W praktyce każdy tydzień kończy się kłótnią przy zamkniętych drzwiach. Jedno spotkanie się przedłuża, inne zostało ustalone ustnie w korytarzu, a trzecie po prostu nie wiedziało, że sala jest zajęta. Wspólny arkusz kalkulacyjny, którego teraz używamy, jest wypełniany może przez połowę zespołu, a nawet gdy linia jest tam wpisana, nikt jej nie widzi w momencie, gdy stoi przy drzwiach z laptopem pod pachą. Dwa razy kosztowało nas to opóźniony start rozmowy z klientem, a ja zostałem poproszony o zamknięcie tego pytania na dobre.

Czego chcę, to wewnętrzna aplikacja webowa, która przekształca zajętość sali w fakt, a nie opinię. Widok tygodniowy ze wszystkimi czterema salami obok siebie, aby wolna godzina była widoczna na pierwszy rzut oka. Rezerwacja na godzinę i powtarzające się rezerwacje dla stałych cotygodniowych spotkań, które nigdy się nie zmieniają. Karta dla każdej sali pokazująca, co tak naprawdę się w niej znajduje: liczba miejsc, ekran, tablica, głośnomówiący, aby ludzie przestali brać dużą salę na rozmowę dla dwóch osób. Tablet zamontowany obok każdego wejścia pokazujący status w tej chwili, następną rezerwację i przycisk do zajęcia sali na miejscu, gdy jest wolna. Jeśli nikt się nie zamelduje w ciągu pierwszych dziesięciu minut, rezerwacja się zwalnia, a sala wraca do puli. Ten sam system powinien obejmować elastyczne biurka w otwartej przestrzeni i dać mi raport wykorzystania, aby prośba o piątą salę była poparta liczbami, a nie uczuciami. Logowanie przez naszą firmową pocztę, bez osobnych haseł do zgubienia.

Trzy punkty, które chcę, aby były zapisane w projekcie od samego początku. Raport wykorzystania opisuje sale, a nie ludzi: odpowiada na pytanie, jak zajęta była sala, i nie może być przekształcony w osobiste oceny pracowników na podstawie ich rezerwacji. Anulowanie i przenoszenie rezerwacji jest prawem organizatora spotkania; przymusowe zwolnienie należy wyłącznie do administratora biura, a zawsze wysyła powiadomienie do organizatora, nigdy nie dzieje się to w ciszy. A gdy sieć przestaje działać, tablet przy drzwiach nadal pokazuje ostatni znany harmonogram i wyraźnie na ekranie informuje, że dane mogą być nieaktualne, zamiast udawać, że wszystko jest aktualne.

Co system musi robić:
— kalendarz tygodniowy wszystkich czterech sal z zajętością widoczną na pierwszy rzut oka;
— rezerwacja na godzinę i cykliczne serie dla stałych spotkań;
— karty sal z pojemnością i wyposażeniem;
— tablet przy drzwiach z aktualnym statusem, następną rezerwacją i przyciskiem do zajęcia sali teraz;
— automatyczne zwalnianie rezerwacji, na którą nikt się nie stawił;
— elastyczna rezerwacja biurek w otwartej przestrzeni;
— raport wykorzystania według sali, według dnia i według godziny;
— logowanie za pomocą firmowej poczty, oddzielne uprawnienia dla pracowników i administratora biura.