Aplicativo de reserva de salas de reunião e mesas para um escritório de 100 pessoas

Gerenciamos um escritório para cerca de cem pessoas, e no papel quatro salas de reunião são suficientes para nós. Na prática, toda semana termina com alguém discutindo em uma porta fechada. Uma reunião se estende, outra foi acordada verbalmente no corredor, uma terceira simplesmente não sabia que a sala estava ocupada. A planilha compartilhada que usamos agora é preenchida por talvez metade da equipe, e mesmo quando uma linha está lá, ninguém a vê no momento em que está em pé na porta com um laptop debaixo do braço. Duas vezes isso nos custou um início atrasado em uma chamada com o cliente, e me pediram para encerrar a questão de uma vez por todas.

O que eu quero é um aplicativo web interno que transforme a ocupação das salas em um fato em vez de uma opinião. Uma visão semanal com todas as quatro salas lado a lado, para que uma hora livre seja visível à primeira vista. Reserva por hora, e reservas repetidas para as reuniões semanais fixas que nunca mudam. Um cartão para cada sala mostrando o que realmente está dentro dela: número de assentos, tela, quadro branco, telefone com viva-voz, para que as pessoas parem de pegar a sala grande para uma chamada de duas pessoas. Um tablet montado ao lado de cada porta mostrando o status agora, a próxima reserva e um botão para pegar a sala no local quando estiver livre. Se ninguém fizer check-in nos primeiros dez minutos, a reserva se libera e a sala retorna ao pool. O mesmo sistema deve cobrir mesas flexíveis no espaço aberto e me dar um relatório de utilização para que um pedido de uma quinta sala seja respaldado por números em vez de sentimentos. Login através do nosso e-mail corporativo, sem senhas separadas para perder.

Três pontos que quero escritos no design desde o início. O relatório de utilização descreve salas, não pessoas: ele responde quão ocupada uma sala estava, e não deve ser transformado em avaliações pessoais de funcionários por suas reservas. Cancelar e mover uma reserva é direito do organizador da reunião; uma liberação forçada pertence apenas ao administrador do escritório, e sempre envia uma notificação ao organizador, nunca acontece silenciosamente. E quando a rede cai, o tablet da porta continua mostrando a última programação que conhece e diz claramente na tela que os dados podem estar desatualizados, em vez de fingir que tudo está atual.

O que o sistema deve fazer:
— calendário semanal de todas as quatro salas com ocupação visível à primeira vista;
— reserva por hora e séries recorrentes para reuniões fixas;
— cartões de sala com capacidade e equipamentos;
— tablet na porta com status ao vivo, próxima reserva e um botão de pegar agora;
— liberação automática de uma reserva que ninguém compareceu;
— reserva de mesa flexível no espaço aberto;
— relatório de utilização por sala, por dia e por hora;
— login com e-mail corporativo, direitos separados para funcionários e o administrador do escritório.