Aplicación de reserva de salas de reuniones y escritorios para una oficina de 100 personas

Manejamos una oficina para unas cien personas, y en papel cuatro salas de reuniones son suficientes para nosotros. En la práctica, cada semana termina con alguien discutiendo en una puerta cerrada. Una reunión se extiende, otra se acordó verbalmente en el pasillo, una tercera simplemente no sabía que la sala estaba ocupada. La hoja de cálculo compartida que usamos ahora es completada por tal vez la mitad del equipo, y incluso cuando hay una línea, nadie la ve en el momento en que están de pie en la puerta con una computadora portátil bajo el brazo. Dos veces esto nos costó un inicio tardío en una llamada con un cliente, y me pidieron que cerrara la cuestión de una vez por todas.

Lo que quiero es una aplicación web interna que convierta la ocupación de las salas en un hecho en lugar de una opinión. Una vista semanal con las cuatro salas una al lado de la otra, para que una hora libre sea visible de un vistazo. Reserva por hora, y reservas recurrentes para las reuniones semanales fijas que nunca cambian. Una tarjeta para cada sala que muestre lo que realmente hay dentro: número de asientos, pantalla, pizarra, altavoz, para que la gente deje de tomar la sala grande para una llamada de dos personas. Una tableta montada junto a cada puerta que muestre el estado en este momento, la próxima reserva y un botón para tomar la sala en el acto cuando esté libre. Si nadie se registra dentro de los primeros diez minutos, la reserva se libera automáticamente y la sala regresa al grupo. El mismo sistema debería cubrir escritorios flexibles en el espacio abierto, y darme un informe de utilización para que una solicitud de una quinta sala esté respaldada por números en lugar de por sentimientos. Inicio de sesión a través de nuestro correo corporativo, sin contraseñas separadas que perder.

Tres puntos que quiero que se escriban en el diseño desde el principio. El informe de utilización describe salas, no personas: responde cuán ocupada estuvo una sala, y no debe convertirse en calificaciones personales de los empleados por sus reservas. Cancelar y mover una reserva es derecho del organizador de la reunión; una liberación forzada pertenece únicamente al administrador de la oficina, y siempre envía una notificación al organizador, nunca sucede en silencio. Y cuando la red se cae, la tableta de la puerta sigue mostrando el último horario que conoce y dice claramente en pantalla que los datos pueden estar desactualizados, en lugar de pretender que todo está actualizado.

Lo que el sistema tiene que hacer:
— calendario semanal de las cuatro salas con ocupación visible de un vistazo;
— reserva por hora y series recurrentes para reuniones fijas;
— tarjetas de sala con capacidad y equipo;
— tableta en la puerta con estado en vivo, próxima reserva y un botón de tomar ahora;
— liberación automática de una reserva para la que nadie se presentó;
— reserva de escritorios flexibles en el espacio abierto;
— informe de utilización por sala, por día y por hora;
— inicio de sesión con correo corporativo, derechos separados para el personal y el administrador de la oficina.