PMS para um hotel: recepção, inventário de quartos e limpeza

Temos um pequeno hotel e ainda o gerenciamos usando diários em papel e várias planilhas — isso não pode continuar. O recepcionista olha simultaneamente para um gráfico de ocupação montado na parede, escreve reservas em um caderno e mantém as cobranças dos hóspedes em um livro separado, então ocorrem reservas duplicadas, quartos são vendidos enquanto ainda estão sujos, e no final do mês ninguém pode dizer exatamente qual foi a ocupação e a receita reais. Precisamos de um sistema de gestão hoteleira que a recepção, a limpeza e o gerente usem juntos, onde reservas, quartos e contas de hóspedes estejam vinculados entre si e nenhuma informação precise ser reescrita manualmente de um lugar para outro.

A base do projeto é o trabalho diário da recepção. Precisamos de um calendário de disponibilidade ao vivo e uma grade de tarifas por tipo de quarto e estação, a capacidade de aceitar uma reserva com um depósito e check-in rápido que atribui um quarto específico, registra o hóspede e abre um folio. Durante a estadia, todas as cobranças devem ir para esta conta — tarifa noturna, café da manhã, minibar, lavanderia, check-out tardio — e no check-out o sistema imprime uma fatura detalhada, registra o método de pagamento e fecha a estadia. A limpeza precisa de sua própria tela: cada quarto é marcado como limpo, sujo, inspecionado ou fora de serviço, com atualizações de status vindo diretamente do andar para que a recepção nunca entregue um quarto não preparado. Também é necessário bloquear quartos para manutenção para que nunca apareçam como disponíveis.

Finalmente, precisamos de uma camada de relatórios que planilhas nunca fornecerão de forma confiável: ocupação, tarifa média e receita por quarto disponível por dia, semana e mês, listas de chegadas e partidas para a reunião matinal, atribuições de limpeza e histórico de hóspedes para reconhecer clientes recorrentes. Os papéis são importantes — um administrador, um funcionário de limpeza e um proprietário devem ver informações diferentes e ter permissões diferentes. Este é um sistema interno para a equipe, não um widget de reserva público: os hóspedes não fazem login nele.

— Reservas, calendário de disponibilidade e tarifas por tipo de quarto e estação
— Check-ins e check-outs com atribuição de quarto e registro de hóspede
— Quadro de status de limpeza: limpo, sujo, inspecionado, fora de serviço
— Contas de hóspedes, faturas detalhadas e registro de pagamento
— Relatórios sobre ocupação, ADR e RevPAR, listas de chegadas e partidas
— Papéis para recepção, limpeza e gestão