PMS para un hotel: recepción, inventario de habitaciones y limpieza

Tenemos un hotel pequeño y aún lo gestionamos utilizando diarios en papel y varias hojas de cálculo — esto no puede continuar. La recepcionista mira simultáneamente un gráfico de ocupación montado en la pared, escribe reservas en un cuaderno y mantiene los cargos de los huéspedes en un libro separado, por lo que ocurren reservas dobles, las habitaciones se venden mientras aún están sucias, y al final del mes nadie puede decir exactamente cuál fue la ocupación y los ingresos reales. Necesitamos un sistema de gestión hotelera que la recepción, el servicio de limpieza y el gerente usen juntos, donde las reservas, las habitaciones y las cuentas de los huéspedes estén vinculadas entre sí y no se tenga que reescribir manualmente la información de un lugar a otro.

La base del proyecto es el trabajo diario de la recepción. Necesitamos un calendario de disponibilidad en vivo y una cuadrícula de tarifas por tipo de habitación y temporada, la capacidad de aceptar una reserva con un depósito y un check-in rápido que asigne una habitación específica, registre al huésped y abra un folio. Durante la estancia, todos los cargos deben ir a esta cuenta — tarifa nocturna, desayuno, minibar, lavandería, salida tardía — y al hacer el check-out, el sistema imprime una factura detallada, registra el método de pago y cierra la estancia. El servicio de limpieza necesita su propia pantalla: cada habitación se marca como limpia, sucia, inspeccionada o fuera de servicio, con actualizaciones de estado que llegan directamente del piso para que la recepción nunca entregue una habitación no preparada. También es necesario bloquear habitaciones para mantenimiento para que nunca aparezcan como disponibles.

Finalmente, necesitamos una capa de informes que las hojas de cálculo nunca proporcionarán de manera confiable: ocupación, tarifa promedio e ingresos por habitación disponible por día, semana y mes, listas de llegadas y salidas para el informe matutino, asignaciones de limpieza e historial de huéspedes para reconocer a los clientes recurrentes. Los roles son importantes: un administrador, un encargado de limpieza y un propietario deben ver información diferente y tener permisos diferentes. Este es un sistema interno para el personal, no un widget de reserva pública: los huéspedes no inician sesión en él.

— Reservas, calendario de disponibilidad y tarifas por tipo de habitación y temporada
— Check-ins y check-outs con asignación de habitaciones y registro de huéspedes
— Tablero de estado de limpieza: limpio, sucio, inspeccionado, fuera de servicio
— Cuentas de huéspedes, facturas detalladas y registro de pagos
— Informes sobre ocupación, ADR y RevPAR, listas de llegadas y salidas
— Roles para recepción, limpieza y gestión