PMS pour un hôtel : réception, inventaire des chambres et ménage

Nous avons un petit hôtel et nous le gérons encore avec des journaux papier et plusieurs tableurs — cela ne peut plus continuer. Le réceptionniste regarde simultanément un tableau d'occupation mural, écrit les réservations dans un carnet et garde les charges des clients sur un registre séparé, ce qui entraîne des doubles réservations, des chambres vendues alors qu'elles sont encore sales, et à la fin du mois, personne ne peut dire exactement quelle était l'occupation et le revenu réels. Nous avons besoin d'un système de gestion hôtelière que la réception, le ménage et le directeur utilisent ensemble, où les réservations, les chambres et les comptes clients sont liés entre eux et aucune information ne doit être réécrite manuellement d'un endroit à un autre.

La base du projet est le travail quotidien de la réception. Nous avons besoin d'un calendrier de disponibilité en temps réel et d'une grille tarifaire par type de chambre et saison, de la possibilité d'accepter une réservation avec un acompte et d'un enregistrement rapide qui attribue une chambre spécifique, enregistre le client et ouvre un folio. Pendant le séjour, toutes les charges doivent aller sur ce compte — tarif de nuit, petit-déjeuner, minibar, blanchisserie, départ tardif — et au moment du départ, le système imprime une facture détaillée, enregistre le mode de paiement et clôture le séjour. Le ménage a besoin de son propre écran : chaque chambre est marquée comme propre, sale, inspectée ou hors service, avec des mises à jour de statut venant directement du sol afin que la réception ne donne jamais une chambre non préparée. Il est également nécessaire de bloquer les chambres pour maintenance afin qu'elles ne soient jamais affichées comme disponibles.

Enfin, nous avons besoin d'une couche de reporting que les tableurs ne fourniront jamais de manière fiable : occupation, tarif moyen et revenu par chambre disponible par jour, semaine et mois, listes d'arrivées et de départs pour le briefing du matin, affectations de ménage et historique des clients pour reconnaître les clients réguliers. Les rôles sont importants — un administrateur, un agent de ménage et un propriétaire devraient voir des informations différentes et avoir des autorisations différentes. C'est un système interne pour le personnel, pas un widget de réservation public : les clients ne s'y connectent pas.

— Réservations, calendrier de disponibilité et tarifs par type de chambre et saison
— Enregistrements et départs avec attribution de chambre et enregistrement des clients
— Tableau de statut de ménage : propre, sale, inspecté, hors service
— Comptes clients, factures détaillées et enregistrement des paiements
— Rapports sur l'occupation, l'ADR et le RevPAR, listes d'arrivées et de départs
— Rôles pour la réception, le ménage et la direction