PMS dla hotelu: recepcja, inwentaryzacja pokoi i sprzątanie

Mamy mały hotel i nadal zarządzamy nim za pomocą papierowych dzienników i kilku arkuszy kalkulacyjnych — to już nie może tak dalej trwać. Recepcjonista jednocześnie patrzy na zamontowany na ścianie wykres obłożenia, zapisuje rezerwacje w notatniku i prowadzi opłaty gości w osobnym rejestrze, przez co zdarzają się podwójne rezerwacje, pokoje są sprzedawane, gdy są jeszcze brudne, a na koniec miesiąca nikt nie może dokładnie powiedzieć, jakie było rzeczywiste obłożenie i przychody. Potrzebujemy jednego systemu zarządzania hotelem, z którego korzystają razem recepcja, sprzątanie i menedżer, gdzie rezerwacje, pokoje i konta gości są ze sobą powiązane, a żadne informacje nie muszą być ręcznie przepisywane z jednego miejsca do drugiego.

Fundamentem projektu jest codzienna praca recepcji. Potrzebujemy kalendarza dostępności na żywo i siatki stawek według typu pokoju i sezonu, możliwości przyjęcia rezerwacji z zaliczką oraz szybkiego zameldowania, które przypisuje konkretny pokój, rejestruje gościa i otwiera folio. Podczas pobytu wszystkie opłaty powinny trafiać na to konto — stawka za nocleg, śniadanie, minibar, pranie, późne wymeldowanie — a przy wymeldowaniu system drukuje szczegółową fakturę, rejestruje metodę płatności i zamyka pobyt. Sprzątanie potrzebuje własnego ekranu: każdy pokój jest oznaczony jako czysty, brudny, sprawdzony lub wyłączony z użytku, a aktualizacje statusu pochodzą bezpośrednio z piętra, więc recepcja nigdy nie wydaje nieprzygotowanego pokoju. Konieczne jest również zablokowanie pokoi do konserwacji, aby nigdy nie były widoczne jako dostępne.

Na koniec potrzebujemy warstwy raportowania, której arkusze kalkulacyjne nigdy nie dostarczą wiarygodnie: obłożenie, średnia stawka i przychód na dostępny pokój według dnia, tygodnia i miesiąca, listy przyjazdów i wyjazdów na poranne odprawy, zadania sprzątania i historia gości, aby rozpoznać stałych klientów. Role są ważne — administrator, sprzątaczka i właściciel powinni widzieć różne informacje i mieć różne uprawnienia. To jest wewnętrzny system dla personelu, a nie publiczny widget rezerwacyjny: goście się do niego nie logują.

— Rezerwacje, kalendarz dostępności i stawki według typu pokoju i sezonu
— Zameldowania i wymeldowania z przypisaniem pokoju i rejestracją gościa
— Tablica statusu sprzątania: czysty, brudny, sprawdzony, wyłączony z użytku
— Konta gości, szczegółowe faktury i rejestracja płatności
— Raporty o obłożeniu, ADR i RevPAR, listy przyjazdów i wyjazdów
— Role dla recepcji, sprzątania i zarządzania