एक होटल के लिए PMS: रिसेप्शन, कमरे का इन्वेंटरी, और हाउसकीपिंग

हमारे पास एक छोटा होटल है और हम अभी भी इसे कागजी जर्नल और कई स्प्रेडशीट का उपयोग करके प्रबंधित करते हैं - यह अब और नहीं चल सकता। रिसेप्शनिस्ट एक दीवार पर लगे अधिभोग चार्ट को देखता है, एक नोटबुक में बुकिंग लिखता है, और मेहमानों के चार्ज को एक अलग खाता-बही में रखता है, इसलिए डबल बुकिंग होती है, कमरे बेचे जाते हैं जबकि वे अभी भी गंदे होते हैं, और महीने के अंत में कोई भी यह नहीं कह सकता कि वास्तविक अधिभोग और राजस्व क्या थे। हमें एक होटल प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता है जिसे रिसेप्शन, हाउसकीपिंग, और प्रबंधक एक साथ उपयोग करें, जहां बुकिंग, कमरे, और मेहमानों के खाते एक-दूसरे से जुड़े हों और कोई जानकारी एक स्थान से दूसरे स्थान पर मैन्युअल रूप से फिर से नहीं लिखी जानी चाहिए।

प्रोजेक्ट की नींव फ्रंट डेस्क का दैनिक कार्य है। हमें एक लाइव उपलब्धता कैलेंडर और कमरे के प्रकार और मौसम के अनुसार दरों का ग्रिड चाहिए, एक बुकिंग को जमा के साथ स्वीकार करने की क्षमता और एक त्वरित चेक-इन जो एक विशिष्ट कमरे को असाइन करता है, मेहमान को पंजीकृत करता है, और एक फोलियो खोलता है। ठहरने के दौरान, सभी चार्ज इस खाते में जाने चाहिए - रात की दर, नाश्ता, मिनीबार, लॉन्ड्री, लेट चेकआउट - और चेक-आउट पर सिस्टम एक विस्तृत चालान प्रिंट करता है, भुगतान विधि को रिकॉर्ड करता है, और ठहराव को बंद करता है। हाउसकीपिंग को अपनी स्क्रीन की आवश्यकता है: प्रत्येक कमरे को साफ, गंदा, निरीक्षित, या सेवा से बाहर के रूप में चिह्नित किया जाता है, स्थिति अपडेट सीधे फर्श से आते हैं ताकि रिसेप्शन कभी भी एक अप्रस्तुत कमरे को न दे। यह भी आवश्यक है कि रखरखाव के लिए कमरों को ब्लॉक किया जाए ताकि वे कभी भी उपलब्ध के रूप में न दिखें।

अंत में, हमें एक रिपोर्टिंग लेयर की आवश्यकता है जो स्प्रेडशीट कभी भी विश्वसनीय रूप से प्रदान नहीं करेगी: अधिभोग, औसत दर, और उपलब्ध कमरे के लिए राजस्व दिन, सप्ताह, और महीने के अनुसार, सुबह की ब्रीफिंग के लिए आगमन और प्रस्थान की सूचियाँ, हाउसकीपिंग असाइनमेंट, और मेहमानों का इतिहास ताकि पुनरावर्ती ग्राहकों को पहचाना जा सके। भूमिकाएँ महत्वपूर्ण हैं - एक प्रशासक, हाउसकीपर, और मालिक को अलग-अलग जानकारी देखनी चाहिए और अलग-अलग अनुमतियाँ होनी चाहिए। यह कर्मचारियों के लिए एक आंतरिक प्रणाली है, सार्वजनिक बुकिंग विजेट नहीं: मेहमान इसमें लॉग इन नहीं करते।

— बुकिंग, उपलब्धता कैलेंडर, और कमरे के प्रकार और मौसम के अनुसार दरें
— कमरे के असाइनमेंट और मेहमान पंजीकरण के साथ चेक-इन और चेक-आउट
— हाउसकीपिंग स्थिति बोर्ड: साफ, गंदा, निरीक्षित, सेवा से बाहर
— मेहमानों के खाते, विस्तृत चालान, और भुगतान रिकॉर्डिंग
— अधिभोग, ADR, और RevPAR, आगमन और प्रस्थान की सूचियों पर रिपोर्टें
— रिसेप्शन, हाउसकीपिंग, और प्रबंधन के लिए भूमिकाएँ