Système de suivi et de statut des réparations pour un magasin de vélos

Nous gérons un petit magasin de vélos et suivons actuellement toutes les réparations sur papier. Lorsqu'un client apporte un vélo, un mécanicien écrit à la main le nom, le téléphone et la description du problème sur une carte, la fixe au cadre et met le vélo dans la file d'attente. À la fin d'un samedi chargé, nous avons accumulé trente cartes, trois sont illisibles, deux vélos ont perdu leurs étiquettes, et personne ne peut dire quelle réparation attend des pièces et laquelle est prête à être récupérée. Nous perdons de vue ce que nous avons promis aux clients, oublions d'appeler lorsque le vélo est prêt, et deux fois par saison, nous commandons des plaquettes de frein que nous avons déjà en stock. Nous voulons remplacer ce désordre papier par une application web claire que n'importe quel mécanicien peut ouvrir sur une tablette dans l'atelier ou un ordinateur dans le bureau.

Le cœur est la demande d'entrée. Lorsqu'un vélo arrive, nous voulons un ticket enregistrant le client et ses contacts, la marque et le type de vélo, le problème déclaré, les accessoires laissés avec, le prix estimé convenu et le délai promis. Chaque ticket passe par des statuts de travail clairs que tout le monde comprend : reçu, diagnostic, en attente de pièces, en réparation, prêt à être récupéré, fermé. Nous avons besoin d'un tableau ou d'une liste où toute l'équipe voit chaque vélo dans le magasin et son état, afin que la personne au comptoir puisse répondre "mon vélo est-il prêt ?" sans courir à l'atelier ou le chercher là-bas. Le ticket doit stocker un court historique des travaux effectués et quel mécanicien les a réalisés, et doit être lié aux pièces et à la main-d'œuvre qui composent la facture finale.

Les pièces sont l'autre moitié. Nous avons besoin d'un inventaire simple des pièces pour les composants et les consommables que nous stockons : chambres à air, câbles, chaînes, plaquettes de frein, roulements, etc. — avec des quantités qui diminuent automatiquement lorsqu'une pièce est utilisée dans une réparation et avertissent lorsque le stock est faible, afin que nous arrêtions de commander en excès et d'arrêter de découvrir des bacs vides en cours de réparation. Lorsqu'un vélo passe au statut "prêt à être récupéré", le système doit notifier le client, puis générer une facture soignée listant tous les travaux et pièces utilisés, prête à être remise. Merci de suggérer un moyen raisonnable de construire cela ; ci-dessous se trouvent nos indispensables.

— Tickets d'entrée avec client, vélo, problème, estimation et délai
— Statuts de travail clairs et un tableau montrant tous les vélos dans le magasin
— Inventaire des pièces avec déduction automatique à l'utilisation et alertes de stock faible
— Notification au client lorsque la réparation est prête
— Facture à la récupération avec liste des travaux et toutes les pièces utilisées