Sistema di tracciamento e stato dei lavori di riparazione per un negozio di biciclette

Gestiamo un piccolo negozio di biciclette e attualmente tracciamo tutte le riparazioni su carta. Quando un cliente porta una bicicletta, un meccanico scrive a mano il nome, il telefono e la descrizione del problema su una scheda, la fissa al telaio e mette la bicicletta in coda. Alla fine di un sabato impegnativo abbiamo accumulato trenta schede, tre sono illeggibili, due biciclette hanno perso i loro contrassegni e nessuno può dire quale riparazione è in attesa di pezzi e quale è pronta per il ritiro. Perdiamo traccia di ciò che abbiamo promesso ai clienti, dimentichiamo di chiamare quando una bicicletta è pronta e due volte a stagione ordiniamo pastiglie dei freni che abbiamo già in magazzino. Vogliamo sostituire questo disordine cartaceo con un'app web chiara che qualsiasi meccanico possa aprire su un tablet in officina o su un computer in ufficio.

Il cuore è la richiesta di accettazione. Quando arriva una bicicletta, vogliamo un ticket che registri il cliente e i contatti, la marca e il tipo di bicicletta, il problema dichiarato, gli accessori lasciati con essa, il prezzo stimato concordato e la tempistica promessa. Ogni ticket passa attraverso stati di lavoro chiari che tutti comprendono: ricevuto, diagnosi, in attesa di pezzi, in riparazione, pronto per il ritiro, chiuso. Abbiamo bisogno di una bacheca o di un elenco dove tutto il team possa vedere ogni bicicletta nel negozio e il suo stato, in modo che la persona al banco possa rispondere "è pronta la mia bicicletta?" senza correre in officina o cercarla lì. Il ticket dovrebbe memorizzare una breve storia del lavoro svolto e quale meccanico lo ha eseguito, e dovrebbe collegarsi ai pezzi e alla manodopera che compongono la fattura finale.

I pezzi sono l'altra metà. Abbiamo bisogno di un semplice inventario dei pezzi per componenti e consumabili che teniamo in magazzino: tubi, cavi, catene, pastiglie dei freni, cuscinetti e così via—con quantità che diminuiscono automaticamente quando un pezzo viene utilizzato in una riparazione e avvertono quando le scorte sono basse, così smettiamo di ordinare in eccesso e smettiamo di scoprire contenitori vuoti a metà riparazione. Quando una bicicletta passa allo stato "pronto per il ritiro", il sistema dovrebbe notificare il cliente, quindi generare una fattura ordinata che elenchi tutto il lavoro e i pezzi utilizzati, pronta da consegnare. Si prega di suggerire un modo ragionevole per costruire questo; di seguito sono elencati i nostri requisiti essenziali.

— Ticket di accettazione con cliente, bicicletta, problema, stima e tempistica
— Stati di lavoro chiari e una bacheca che mostra tutte le biciclette nel negozio
— Inventario dei pezzi con deduzione automatica all'uso e avvisi di scorte basse
— Notifica al cliente quando la riparazione è pronta
— Fattura al ritiro con elenco dei lavori e tutti i pezzi utilizzati