Je vais mettre en place la création automatique d'un acte de défaut lors de l'acceptation des marchandises.

Je crée des systèmes clé en main qui génèrent automatiquement un acte de défaut au moment de la réception des marchandises du fournisseur — pas l'acte de dépréciation qui est enregistré en comptabilité plus tard, mais précisément l'acte d'inspection nécessaire pendant le déchargement. Lorsqu'un magasinier voit un emballage déchiré, une pénurie ou un article défectueux, il ouvre un formulaire court sur son téléphone, prend des photos du problème sous plusieurs angles et décrit en deux lignes ce qui ne va pas. Pas de papiers qui se perdent ensuite pendant que quelqu'un s'occupe de les retaper.

Derrière ce formulaire se cache une logique que je configure : le système vérifie l'enregistrement par rapport à la commande et à la facture du fournisseur, assemble l'acte selon votre modèle avec des photos jointes et l'envoie immédiatement au fournisseur avec le texte de la réclamation — vous n'avez pas besoin de le rédiger vous-même. Chaque acte a un statut qui change au fur et à mesure que le fournisseur répond : envoyé, accepté pour examen, contesté, résolu, marchandises remplacées ou retour crédité — l'acheteur voit d'un coup d'œil quelles réclamations sont bloquées et lesquelles avancent.

Je relie le système à votre logiciel de comptabilité ou de gestion d'entrepôt afin que les données ne soient pas saisies deux fois, et je rends le formulaire de réception si rapide qu'un magasinier peut s'en sortir en quelques minutes sans formation. Ce qui est inclus dans le travail :

— formulaire de réception avec documentation photo directement dans l'entrepôt
— génération automatique d'actes avec vérification par rapport à la commande du fournisseur
— envoi automatique de réclamations au fournisseur
— tableau de statut pour tous les litiges de l'envoi à la clôture