Vertragslebenszyklusmanagementsystem mit einer Klauselbibliothek und Remi

Derzeit sind alle unsere Verträge über gemeinsame Ordner und E-Mail-Korrespondenz verstreut, und wir haben die Kontrolle über sie vollständig verloren. Im letzten Quartal haben sich zwei Verträge automatisch verlängert, weil niemand die Benachrichtigungsdaten verfolgt hat – wir haben es nur erfahren, als der Lieferant uns eine Rechnung für ein weiteres Jahr geschickt hat. Entwürfe werden per E-Mail hin und her geschickt, die Genehmigung erfolgt mündlich, und oft können wir nicht genau sagen, welche Version unterschrieben wurde. Wir müssen den gesamten Lebenszyklus an einem Ort konsolidieren: eine Vorlagenbibliothek und Standardklauseln, die das Team zur Vorbereitung von Entwürfen verwendet, einen Genehmigungsworkflow mit klaren Genehmigungsstufen, eine integrierte elektronische Unterschrift und ein durchsuchbares Repository, in dem jeder ausgeführte Vertrag die richtigen Metadaten hat – Gegenpartei, Betrag, Wirksamkeitsdatum, Verlängerungsbedingungen und -fristen.

Am wichtigsten ist, dass wir niemals wieder eine Frist versäumen dürfen. Das System sollte Ablaufdaten und Verlängerungsfenster für jeden Datensatz verfolgen und im Voraus Erinnerungen senden, damit die verantwortliche Person Zeit hat, neu zu verhandeln oder zu kündigen. Wir möchten konfigurierbare Warnungen, zum Beispiel bei neunzig, sechzig und dreißig Tagen, und ein Dashboard, das zeigt, was ansteht. Die Entwurfsvorbereitung sollte genehmigte Klauseln abrufen, damit die Leute keine Standardformulierungen neu schreiben und keinen veralteten Text einfügen, und der Genehmigungsworkflow sollte von Betrag und Vertragstyp abhängen, nicht alles durch eine Kette drücken.

Wir sind bereit, eine geeignete Standardplattform zu prüfen, die auf unsere Prozesse zugeschnitten ist, oder eine individuelle Entwicklung, wenn das sauberer ist. In jedem Fall benötigen wir eine sorgfältige Migration der aktuellen Verträge, rollenbasierte Zugriffe, damit Juristen, Finanzen und Vertrieb ihre eigenen Inhalte sehen, und ein vollständiges Audit-Protokoll: wer bearbeitet hat, wer genehmigt hat, wer unterschrieben hat. Bitte beschreiben Sie den vorgeschlagenen Ansatz, den Technologie-Stack und den realistischen Zeitrahmen, bevor die Arbeit beginnt.

— Vorlagen- und Klauselbibliothek mit Versionierung
— Genehmigungsworkflow basierend auf Betrag und Vertragstyp
— Elektronische Unterschrift und geschütztes Aktionsprotokoll
— Metadatenrepository mit Volltextsuche
— Erinnerungen zur Verlängerung und zum Ablauf in konfigurierbaren Intervallen