परियोजना का विवरण
अनुवादितवर्तमान में हमारे सभी अनुबंध साझा फ़ोल्डरों और ईमेल संवाद में बिखरे हुए हैं, और हम पूरी तरह से उन पर नियंत्रण खो चुके हैं। पिछले तिमाही में, दो अनुबंध स्वचालित रूप से नवीनीकरण हो गए क्योंकि किसी ने सूचना तिथियों को ट्रैक नहीं किया - हमें केवल तब पता चला जब आपूर्तिकर्ता ने हमें अगले वर्ष के लिए एक चालान भेजा। ड्राफ्ट ईमेल के माध्यम से आगे-पीछे भेजे जाते हैं, स्वीकृति मौखिक रूप से होती है, और आधे समय हम यह नहीं कह सकते कि कौन सा संस्करण हस्ताक्षरित हुआ। हमें पूरे जीवनचक्र को एक स्थान पर समेकित करने की आवश्यकता है: एक टेम्पलेट पुस्तकालय और मानक धाराएँ जो टीम ड्राफ्ट तैयार करने के लिए उपयोग करती है, एक स्वीकृति कार्यप्रवाह जिसमें स्पष्ट स्वीकृति चरण होते हैं, अंतर्निहित इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, और एक खोज योग्य भंडार जहां प्रत्येक निष्पादित अनुबंध में सही मेटाडेटा होता है - प्रतिपक्ष, राशि, प्रभावी तिथि, नवीनीकरण की शर्तें और शर्तें।
सबसे महत्वपूर्ण बात, हमें फिर कभी कोई समय सीमा नहीं चूकनी चाहिए। प्रणाली को प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए समाप्ति तिथियों और नवीनीकरण विंडो को ट्रैक करना चाहिए और पहले से अनुस्मारक भेजना चाहिए ताकि जिम्मेदार व्यक्ति के पास पुनः बातचीत या समाप्त करने का समय हो। हम कॉन्फ़िगर करने योग्य अलर्ट चाहते हैं, उदाहरण के लिए नब्बे, साठ और तीस दिनों पर, और एक डैशबोर्ड जो दिखाता है कि क्या आने वाला है। ड्राफ्ट तैयारी को स्वीकृत धाराओं को खींचना चाहिए ताकि लोग बायलरप्लेट भाषा को फिर से न लिखें और पुरानी पाठ को न डालें, और स्वीकृति कार्यप्रवाह राशि और अनुबंध प्रकार पर निर्भर होना चाहिए, न कि सब कुछ एक श्रृंखला के माध्यम से धकेलना।
हम अपने प्रक्रियाओं के लिए उपयुक्त ऑफ-द-शेल्फ प्लेटफ़ॉर्म पर विचार करने के लिए तैयार हैं या यदि वह साफ़ है तो कस्टम विकास। किसी भी मामले में हमें वर्तमान अनुबंधों का सावधानीपूर्वक स्थानांतरण, भूमिका-आधारित पहुंच की आवश्यकता है ताकि वकील, वित्त और बिक्री अपनी सामग्री देख सकें, और एक पूर्ण ऑडिट लॉग: किसने संपादित किया, किसने स्वीकृत किया, किसने हस्ताक्षर किया। कृपया प्रस्तावित दृष्टिकोण, प्रौद्योगिकी स्टैक और वास्तविक समयरेखा का वर्णन करें इससे पहले कि कार्य शुरू हो।
— टेम्पलेट और धाराओं की पुस्तकालय जिसमें संस्करणन है
— राशि और अनुबंध प्रकार के आधार पर स्वीकृति कार्यप्रवाह
— इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और सुरक्षित क्रिया लॉग
— पूर्ण-पाठ खोज के साथ मेटाडेटा भंडार
— कॉन्फ़िगर करने योग्य अंतराल पर नवीनीकरण और समाप्ति अनुस्मारक
सबसे महत्वपूर्ण बात, हमें फिर कभी कोई समय सीमा नहीं चूकनी चाहिए। प्रणाली को प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए समाप्ति तिथियों और नवीनीकरण विंडो को ट्रैक करना चाहिए और पहले से अनुस्मारक भेजना चाहिए ताकि जिम्मेदार व्यक्ति के पास पुनः बातचीत या समाप्त करने का समय हो। हम कॉन्फ़िगर करने योग्य अलर्ट चाहते हैं, उदाहरण के लिए नब्बे, साठ और तीस दिनों पर, और एक डैशबोर्ड जो दिखाता है कि क्या आने वाला है। ड्राफ्ट तैयारी को स्वीकृत धाराओं को खींचना चाहिए ताकि लोग बायलरप्लेट भाषा को फिर से न लिखें और पुरानी पाठ को न डालें, और स्वीकृति कार्यप्रवाह राशि और अनुबंध प्रकार पर निर्भर होना चाहिए, न कि सब कुछ एक श्रृंखला के माध्यम से धकेलना।
हम अपने प्रक्रियाओं के लिए उपयुक्त ऑफ-द-शेल्फ प्लेटफ़ॉर्म पर विचार करने के लिए तैयार हैं या यदि वह साफ़ है तो कस्टम विकास। किसी भी मामले में हमें वर्तमान अनुबंधों का सावधानीपूर्वक स्थानांतरण, भूमिका-आधारित पहुंच की आवश्यकता है ताकि वकील, वित्त और बिक्री अपनी सामग्री देख सकें, और एक पूर्ण ऑडिट लॉग: किसने संपादित किया, किसने स्वीकृत किया, किसने हस्ताक्षर किया। कृपया प्रस्तावित दृष्टिकोण, प्रौद्योगिकी स्टैक और वास्तविक समयरेखा का वर्णन करें इससे पहले कि कार्य शुरू हो।
— टेम्पलेट और धाराओं की पुस्तकालय जिसमें संस्करणन है
— राशि और अनुबंध प्रकार के आधार पर स्वीकृति कार्यप्रवाह
— इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और सुरक्षित क्रिया लॉग
— पूर्ण-पाठ खोज के साथ मेटाडेटा भंडार
— कॉन्फ़िगर करने योग्य अंतराल पर नवीनीकरण और समाप्ति अनुस्मारक
अन्य / विविध नकद, बैंक ट्रांसफर
