Système de gestion du cycle de vie des contrats avec une bibliothèque de clauses et remi

Actuellement, tous nos contrats sont éparpillés dans des dossiers partagés et des correspondances par e-mail, et nous avons complètement perdu le contrôle sur eux. Le trimestre dernier, deux contrats se sont renouvelés automatiquement car personne n'a suivi les dates de notification — nous ne l'avons découvert que lorsque le fournisseur nous a envoyé une facture pour une autre année. Les brouillons sont envoyés de part et d'autre par e-mail, l'approbation se fait verbalement, et la moitié du temps nous ne pouvons pas dire exactement quelle version a été signée. Nous devons consolider l'ensemble du cycle de vie en un seul endroit : une bibliothèque de modèles et des clauses standard que l'équipe utilise pour préparer des brouillons, un flux de travail d'approbation avec des étapes d'approbation claires, une signature électronique intégrée, et un référentiel consultable où chaque contrat exécuté a des métadonnées correctes — contrepartie, montant, date d'entrée en vigueur, conditions et durée de renouvellement.

Le plus important, nous ne devons plus jamais manquer une échéance. Le système doit suivre les dates d'expiration et les fenêtres de renouvellement pour chaque enregistrement et envoyer des rappels à l'avance afin que la personne responsable ait le temps de renégocier ou de résilier. Nous voulons des alertes configurables, par exemple à quatre-vingt-dix, soixante et trente jours, et un tableau de bord montrant ce qui arrive. La préparation des brouillons doit tirer des clauses approuvées afin que les gens ne réécrivent pas le langage standard et n'insèrent pas de texte obsolète, et le flux de travail d'approbation doit dépendre du montant et du type de contrat, sans tout faire passer par une seule chaîne.

Nous sommes prêts à envisager une plateforme prête à l'emploi adaptée à nos processus ou un développement personnalisé si cela est plus propre. Dans tous les cas, nous avons besoin d'une migration soigneuse des contrats actuels, d'un accès basé sur les rôles afin que les avocats, les finances et les ventes voient leur propre contenu, et d'un journal d'audit complet : qui a édité, qui a approuvé, qui a signé. Veuillez décrire l'approche proposée, la pile technologique et un calendrier réaliste avant le début des travaux.

— Bibliothèque de modèles et de clauses avec versionnage
— Flux de travail d'approbation basé sur le montant et le type de contrat
— Signature électronique et journal d'action protégé
— Référentiel de métadonnées avec recherche en texte intégral
— Rappels de renouvellement et d'expiration à des intervalles configurables