Opis projektu
PrzetłumaczoneObecnie wszystkie nasze umowy są rozproszone w udostępnionych folderach i korespondencji e-mailowej, a my całkowicie straciliśmy nad nimi kontrolę. W ubiegłym kwartale dwie umowy odnowiły się automatycznie, ponieważ nikt nie śledził dat powiadomień — dowiedzieliśmy się o tym dopiero, gdy dostawca wysłał nam fakturę na kolejny rok. Wersje robocze są przesyłane tam i z powrotem za pośrednictwem e-maila, zatwierdzenie odbywa się ustnie, a połowę czasu nie możemy dokładnie powiedzieć, która wersja została podpisana. Musimy skonsolidować cały cykl życia w jednym miejscu: biblioteka szablonów i standardowe klauzule, które zespół wykorzystuje do przygotowywania wersji roboczych, proces zatwierdzania z wyraźnymi etapami zatwierdzenia, wbudowany podpis elektroniczny oraz przeszukiwalne repozytorium, w którym każda zrealizowana umowa ma poprawne metadane — kontrahent, kwota, data wejścia w życie, warunki i terminy odnowienia.
Najważniejsze, abyśmy nigdy więcej nie przegapili terminu. System powinien śledzić daty wygaśnięcia i okna odnowienia dla każdego rekordu i wysyłać przypomnienia z wyprzedzeniem, aby odpowiednia osoba miała czas na renegocjację lub rozwiązanie umowy. Chcemy konfigurowalnych powiadomień, na przykład na dziewięćdziesiąt, sześćdziesiąt i trzydzieści dni, oraz pulpit nawigacyjny pokazujący, co nadchodzi. Przygotowanie wersji roboczej powinno pobierać zatwierdzone klauzule, aby ludzie nie przepisywali standardowego języka i nie wstawiali przestarzałego tekstu, a proces zatwierdzania powinien zależeć od kwoty i typu umowy, a nie przepychać wszystkiego przez jeden łańcuch.
Jesteśmy gotowi rozważyć odpowiednią platformę gotową do użycia dostosowaną do naszych procesów lub rozwój na zamówienie, jeśli to będzie bardziej przejrzyste. W każdym przypadku potrzebujemy starannej migracji obecnych umów, dostępu opartego na rolach, aby prawnicy, finanse i sprzedaż widzieli swoje własne treści, oraz pełnego dziennika audytu: kto edytował, kto zatwierdził, kto podpisał. Proszę opisać proponowane podejście, stos technologiczny i realistyczny harmonogram przed rozpoczęciem pracy.
— Biblioteka szablonów i klauzul z wersjonowaniem
— Proces zatwierdzania oparty na kwocie i typie umowy
— Podpis elektroniczny i chroniony dziennik działań
— Repozytorium metadanych z wyszukiwaniem pełnotekstowym
— Przypomnienia o odnowieniu i wygaśnięciu w konfigurowalnych odstępach
Najważniejsze, abyśmy nigdy więcej nie przegapili terminu. System powinien śledzić daty wygaśnięcia i okna odnowienia dla każdego rekordu i wysyłać przypomnienia z wyprzedzeniem, aby odpowiednia osoba miała czas na renegocjację lub rozwiązanie umowy. Chcemy konfigurowalnych powiadomień, na przykład na dziewięćdziesiąt, sześćdziesiąt i trzydzieści dni, oraz pulpit nawigacyjny pokazujący, co nadchodzi. Przygotowanie wersji roboczej powinno pobierać zatwierdzone klauzule, aby ludzie nie przepisywali standardowego języka i nie wstawiali przestarzałego tekstu, a proces zatwierdzania powinien zależeć od kwoty i typu umowy, a nie przepychać wszystkiego przez jeden łańcuch.
Jesteśmy gotowi rozważyć odpowiednią platformę gotową do użycia dostosowaną do naszych procesów lub rozwój na zamówienie, jeśli to będzie bardziej przejrzyste. W każdym przypadku potrzebujemy starannej migracji obecnych umów, dostępu opartego na rolach, aby prawnicy, finanse i sprzedaż widzieli swoje własne treści, oraz pełnego dziennika audytu: kto edytował, kto zatwierdził, kto podpisał. Proszę opisać proponowane podejście, stos technologiczny i realistyczny harmonogram przed rozpoczęciem pracy.
— Biblioteka szablonów i klauzul z wersjonowaniem
— Proces zatwierdzania oparty na kwocie i typie umowy
— Podpis elektroniczny i chroniony dziennik działań
— Repozytorium metadanych z wyszukiwaniem pełnotekstowym
— Przypomnienia o odnowieniu i wygaśnięciu w konfigurowalnych odstępach
Inne / Różne Gotówka, Przelew bankowy
