Descrizione del progetto
TradottoAttualmente tutti i nostri contratti sono sparsi tra cartelle condivise e corrispondenza email, e abbiamo completamente perso il controllo su di essi. Nell'ultimo trimestre, due contratti si sono rinnovati automaticamente perché nessuno ha tenuto traccia delle date di notifica — lo abbiamo scoperto solo quando il fornitore ci ha inviato una fattura per un altro anno. Le bozze vengono inviate avanti e indietro via email, l'approvazione avviene verbalmente, e metà delle volte non possiamo dire esattamente quale versione è stata firmata. Dobbiamo consolidare l'intero ciclo di vita in un unico posto: una libreria di modelli e clausole standard che il team utilizza per preparare le bozze, un flusso di lavoro di approvazione con fasi di approvazione chiare, firma elettronica integrata e un repository ricercabile dove ogni contratto eseguito ha metadati corretti — controparte, importo, data di entrata in vigore, termine di rinnovo e condizioni.
La cosa più importante è che non dobbiamo mai più perdere una scadenza. Il sistema dovrebbe tenere traccia delle date di scadenza e delle finestre di rinnovo per ogni record e inviare promemoria in anticipo in modo che la persona responsabile abbia tempo per rinegoziare o terminare. Vogliamo avvisi configurabili, ad esempio a novanta, sessanta e trenta giorni, e un cruscotto che mostri cosa sta per arrivare. La preparazione delle bozze dovrebbe estrarre clausole approvate in modo che le persone non riscrivano il linguaggio standard e non inseriscano testo obsoleto, e il flusso di lavoro di approvazione dovrebbe dipendere dall'importo e dal tipo di contratto, non spingere tutto attraverso una sola catena.
Siamo pronti a considerare una piattaforma commerciale adatta alle nostre esigenze o uno sviluppo personalizzato se è più pulito. In ogni caso abbiamo bisogno di una migrazione attenta dei contratti attuali, accesso basato sui ruoli in modo che avvocati, finanza e vendite vedano i propri contenuti, e un registro di audit completo: chi ha modificato, chi ha approvato, chi ha firmato. Si prega di descrivere l'approccio proposto, lo stack tecnologico e una tempistica realistica prima dell'inizio dei lavori.
— Libreria di modelli e clausole con versioning
— Flusso di lavoro di approvazione basato su importo e tipo di contratto
— Firma elettronica e registro delle azioni protetto
— Repository di metadati con ricerca full-text
— Promemoria di rinnovo e scadenza a intervalli configurabili
La cosa più importante è che non dobbiamo mai più perdere una scadenza. Il sistema dovrebbe tenere traccia delle date di scadenza e delle finestre di rinnovo per ogni record e inviare promemoria in anticipo in modo che la persona responsabile abbia tempo per rinegoziare o terminare. Vogliamo avvisi configurabili, ad esempio a novanta, sessanta e trenta giorni, e un cruscotto che mostri cosa sta per arrivare. La preparazione delle bozze dovrebbe estrarre clausole approvate in modo che le persone non riscrivano il linguaggio standard e non inseriscano testo obsoleto, e il flusso di lavoro di approvazione dovrebbe dipendere dall'importo e dal tipo di contratto, non spingere tutto attraverso una sola catena.
Siamo pronti a considerare una piattaforma commerciale adatta alle nostre esigenze o uno sviluppo personalizzato se è più pulito. In ogni caso abbiamo bisogno di una migrazione attenta dei contratti attuali, accesso basato sui ruoli in modo che avvocati, finanza e vendite vedano i propri contenuti, e un registro di audit completo: chi ha modificato, chi ha approvato, chi ha firmato. Si prega di descrivere l'approccio proposto, lo stack tecnologico e una tempistica realistica prima dell'inizio dei lavori.
— Libreria di modelli e clausole con versioning
— Flusso di lavoro di approvazione basato su importo e tipo di contratto
— Firma elettronica e registro delle azioni protetto
— Repository di metadati con ricerca full-text
— Promemoria di rinnovo e scadenza a intervalli configurabili
Altro / Varie Contante, Bonifico bancario
