Описание проекта
Сейчас все наши договоры лежат в общих папках и в почтовой переписке, и мы окончательно перестали это контролировать. За прошлый квартал два договора автоматически продлились, потому что никто не следил за датами уведомления, — узнали мы об этом только когда поставщик выставил счёт ещё на год. Черновики пересылаются туда-сюда по почте, согласование идёт на словах, и половину времени мы не можем точно сказать, какая именно версия была подписана. Нам нужно собрать весь жизненный цикл в одном месте: библиотеку шаблонов и типовых оговорок, из которой команда готовит проекты, маршрут согласования с понятными этапами утверждения, встроенное электронное подписание и репозиторий с поиском, где у каждого исполненного договора есть корректные метаданные — контрагент, сумма, дата вступления в силу, срок и условия продления.
Самое важное для нас — больше никогда не пропускать даты. Система должна отслеживать сроки истечения и окна продления по каждой записи и присылать напоминания заранее, чтобы ответственный успел пересогласовать или расторгнуть. Хотим настраиваемые оповещения, например за девяносто, шестьдесят и тридцать дней, и дашборд, который показывает, что скоро наступает. Подготовка проекта должна подтягивать утверждённые оговорки, чтобы люди не переписывали шаблонные формулировки и не вставляли устаревшие тексты, а маршрут согласования — зависеть от суммы и типа договора, а не гнать всё по одной цепочке.
Мы готовы рассмотреть подходящую готовую платформу под наши процессы или заказную разработку, если так будет чище. В любом случае нужен аккуратный перенос текущих договоров, доступ по ролям — чтобы юристы, финансы и продажи видели своё, — и полный журнал изменений: кто редактировал, кто утверждал, кто подписал. Опишите, пожалуйста, предлагаемый подход, стек и реальные сроки до начала работ.
— Библиотека шаблонов и оговорок с версионированием
— Маршрут согласования по сумме и типу договора
— Электронная подпись и защищённый журнал действий
— Репозиторий метаданных с полнотекстовым поиском
— Напоминания о продлении и истечении по настраиваемым интервалам
Самое важное для нас — больше никогда не пропускать даты. Система должна отслеживать сроки истечения и окна продления по каждой записи и присылать напоминания заранее, чтобы ответственный успел пересогласовать или расторгнуть. Хотим настраиваемые оповещения, например за девяносто, шестьдесят и тридцать дней, и дашборд, который показывает, что скоро наступает. Подготовка проекта должна подтягивать утверждённые оговорки, чтобы люди не переписывали шаблонные формулировки и не вставляли устаревшие тексты, а маршрут согласования — зависеть от суммы и типа договора, а не гнать всё по одной цепочке.
Мы готовы рассмотреть подходящую готовую платформу под наши процессы или заказную разработку, если так будет чище. В любом случае нужен аккуратный перенос текущих договоров, доступ по ролям — чтобы юристы, финансы и продажи видели своё, — и полный журнал изменений: кто редактировал, кто утверждал, кто подписал. Опишите, пожалуйста, предлагаемый подход, стек и реальные сроки до начала работ.
— Библиотека шаблонов и оговорок с версионированием
— Маршрут согласования по сумме и типу договора
— Электронная подпись и защищённый журнал действий
— Репозиторий метаданных с полнотекстовым поиском
— Напоминания о продлении и истечении по настраиваемым интервалам
Другое Разное Наличные, Банковский перевод
