Online-Registrierungs- und Verwaltungssystem für ein Kinder-Sommercamp

Wir betreiben ein Kinder-Sommercamp mit mehreren Sitzungen und thematischen Programmen, und die gesamte Registrierung erfolgt noch auf Papier. Eltern füllen die Formulare von Hand aus, wir übertragen die Daten in Tabellenkalkulationen, rufen wegen fehlender Dokumente zurück und überprüfen Zahlungen manuell. Das kostet die Administratoren Zeit, verursacht Fehler und lässt uns ohne klares Bild dastehen: Wer ist registriert, wer hat bezahlt und welche Sitzungen sind voll. Wir benötigen ein Websystem, das den gesamten Prozess online verlagert — von der ersten Bewerbung bis zum letzten Tag der Sitzung.

Eltern benötigen ein persönliches Konto: eine Übersicht der Sitzungen mit Preisen und verbleibenden Plätzen, die Registrierung eines Kindes in wenigen Schritten, das Sammeln eines medizinischen Fragebogens, Informationen über Allergien und Ernährung, Notfallkontakte und unterschriebene Einwilligungen — mit elektronischer Unterschrift und sicherer Speicherung. Wenn eine Sitzung voll ist, kommt das Kind auf eine Warteliste und rückt automatisch nach. Wir benötigen auch Online-Zahlungen mit Anzahlungen, Ratenplänen, Erinnerungen an überfällige Salden und Quittungen.

Auf unserer Seite benötigen wir ein Admin-Panel: Sitzungen öffnen und konfigurieren, Kapazität und Preise festlegen, Kinder nach Gebäuden und Teams unter Berücksichtigung des Alters verteilen, Benachrichtigungen an Eltern senden und den Status jeder Bewerbung und Zahlung einsehen. Berichte über Einschreibungen und überfällige Salden werden uns helfen, von der manuellen Überprüfung wegzukommen und Personal und Budget zu planen.