Sistema di registrazione e gestione online per un campo estivo per bambini

Gestiamo un campo estivo per bambini con più sessioni e programmi a tema, e tutta la registrazione avviene ancora su carta. I genitori compilano i moduli a mano, noi trasferiamo i dati in fogli di calcolo, richiamando per documenti mancanti e verificando manualmente i pagamenti. Questo occupa tempo agli amministratori, causa errori e ci lascia senza un quadro chiaro: chi è registrato, chi ha pagato e quali sessioni sono piene. Abbiamo bisogno di un sistema web che sposti l'intero processo online — dalla prima domanda all'ultimo giorno della sessione.

I genitori hanno bisogno di un account personale: una vetrina delle sessioni con prezzi e posti disponibili, registrare un bambino in pochi passaggi, raccogliere un questionario medico, informazioni su allergie e dieta, contatti di emergenza e consensi firmati — con firma elettronica e archiviazione sicura. Quando una sessione è piena, il bambino va in lista d'attesa e viene spostato automaticamente. Abbiamo anche bisogno di pagamento online con depositi, piani rateali, promemoria sui saldi scaduti e ricevute.

Dal nostro lato abbiamo bisogno di un pannello di amministrazione: aprire e configurare le sessioni, impostare capacità e prezzi, distribuire i bambini per edifici e team tenendo conto dell'età, inviare notifiche ai genitori e vedere lo stato di ogni domanda e pagamento. I report su iscrizioni e saldi scaduti ci aiuteranno a allontanarci dalla verifica manuale e pianificare personale e budget.