System rejestracji i zarządzania online dla letniego obozu dla dzieci

Prowadzimy letni oboz dla dzieci z wieloma sesjami i programami tematycznymi, a cała rejestracja nadal odbywa się na papierze. Rodzice wypełniają formularze ręcznie, my przenosimy dane do arkuszy kalkulacyjnych, dzwonimy po brakujące dokumenty i ręcznie weryfikujemy płatności. To zajmuje czas administratorów, powoduje błędy i pozostawia nas bez jasnego obrazu: kto jest zarejestrowany, kto zapłacił i które sesje są pełne. Potrzebujemy systemu internetowego, który przeniesie cały proces online — od pierwszej aplikacji do ostatniego dnia sesji.

Rodzice potrzebują osobistego konta: przegląd sesji z cenami i pozostałymi miejscami, rejestracja dziecka w kilku krokach, zbieranie kwestionariusza medycznego, informacje o alergiach i diecie, kontakty awaryjne oraz podpisane zgody — z podpisem elektronicznym i bezpiecznym przechowywaniem. Gdy sesja jest pełna, dziecko trafia na listę oczekujących i automatycznie awansuje. Potrzebujemy również płatności online z zaliczkami, planami ratalnymi, przypomnieniami o zaległych saldach i paragonami.

Z naszej strony potrzebujemy panelu administracyjnego: otwieranie i konfigurowanie sesji, ustalanie pojemności i cen, przydzielanie dzieci do budynków i zespołów z uwzględnieniem wieku, wysyłanie powiadomień do rodziców oraz monitorowanie statusu każdej aplikacji i płatności. Raporty o zapisach i zaległych saldach pomogą nam odejść od ręcznej weryfikacji i zaplanować personel oraz budżet.