Zuschussverwaltungssystem für eine Stiftung

Wir sind eine gemeinnützige Stiftung und führen mehrere Zuschussprogramme pro Jahr durch. Derzeit läuft der gesamte Prozess über E-Mail und gemeinsame Tabellenkalkulationen: Antragsteller senden Projekte als Anhänge, Experten bewerten sie in separaten Dateien, und der Ausschuss trifft Entscheidungen in einem Meeting, in dem jemand alles manuell konsolidiert. So kann es nicht weitergehen: Anträge gehen verloren, verschiedene Versionen desselben Budgets widersprechen sich, und wir können eine einfache Frage nicht beantworten – wie viele Projekte warten noch auf eine zweite Überprüfung. Wir benötigen ein richtiges Websystem, das einen Antrag von der Einreichung über die Expertenbewertung, die Ausschussentscheidung, die Mittelverteilung bis hin zur endgültigen Berichterstattung verfolgt.

Der Hauptarbeitsablauf sollte transparent sein. Ein Antragsteller registriert sich, füllt ein strukturiertes Formular mit dem angeforderten Betrag, dem Projektzeitplan, der Budgetaufteilung und den unterstützenden Dokumenten aus und reicht es bis zur angekündigten Frist ein. Nach Schließung der Anträge wird der Antrag an die zugewiesenen Experten gesendet, die ihn anhand festgelegter Kriterien bewerten, Kommentare hinterlassen und Interessenkonflikte kennzeichnen. Der Ausschuss sieht eine Zusammenfassung mit Durchschnittswerten, Rankings und verbleibendem Budget und dokumentiert eine Entscheidung: genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurückgeben. Die Zuschussempfänger gehen in die Berichtsphase über und reichen Zwischen- und Abschlussberichte über die Mittelverwendung und die erzielten Ergebnisse ein, wobei jeder Bericht seine eigene Frist hat.

Am wichtigsten ist, dass wir Sichtbarkeit und Kontrolle schätzen. Ein Programmadministrator sollte ein Dashboard öffnen und sofort die Antragszahlen nach Phase, bevorstehende Fristen, überfällige Berichte und die Gesamtsumme der akzeptierten Verpflichtungen im Vergleich zu den verfügbaren Mitteln sehen. Zugriffskontrolle ist entscheidend: Antragsteller, Experten, Ausschussmitglieder und Mitarbeiter sehen nur das, was sie betrifft. Automatische E-Mail-Erinnerungen vor jeder Frist werden uns enorme Mengen an manueller Arbeit ersparen. Bitte beschreiben Sie Ihre Erfahrung und eine realistische Schätzung von Zeitrahmen und Kosten.

— Anpassbare Antragsformulare, Kriterien und Bewertungsskalen für jedes Programm
— Expertenzuweisung, Verfolgung von Interessenkonflikten und aggregierte Bewertungen
— Berichterstattung der Zuschussempfänger mit Zwischen- und Abschlussfristen
— Dashboards, Zugriffskontrollen und automatische Fristenerinnerungen