Sistema de gestão de subsídios para uma fundação

Somos uma fundação de caridade e gerenciamos vários programas de subsídios por ano. Atualmente, todo o processo funciona por e-mail e planilhas compartilhadas: os candidatos enviam projetos como anexos, os especialistas os avaliam em arquivos separados, e o comitê toma decisões em uma reunião onde alguém consolida manualmente tudo. Isso não pode continuar: as aplicações se perdem, diferentes versões do mesmo orçamento se contradizem, e não conseguimos responder a uma pergunta simples—quantos projetos ainda estão aguardando uma segunda revisão. Precisamos de um sistema web adequado que acompanhe uma aplicação desde a submissão até a revisão por especialistas, decisão do comitê, desembolso de fundos e relatório final.

O fluxo de trabalho principal deve ser transparente. Um candidato se registra, preenche um formulário estruturado com o valor solicitado, cronograma do projeto, detalhamento do orçamento e documentos de apoio, e então submete até o prazo anunciado. Após o fechamento das aplicações, a aplicação é enviada para especialistas designados que a avaliam de acordo com critérios estabelecidos, deixam comentários e sinalizam conflitos de interesse. O comitê vê um resumo com médias de pontuação, classificações e orçamento restante e registra uma decisão: aprovar, rejeitar ou retornar para revisão. Os beneficiários passam para a fase de relatório, submetendo relatórios intermediários e finais sobre o uso dos fundos e resultados alcançados, com cada relatório tendo seu próprio prazo.

O mais importante, valorizamos visibilidade e controle. Um administrador de programa deve abrir um painel e imediatamente ver a contagem de aplicações por fase, prazos próximos, relatórios atrasados e o total de compromissos aceitos em comparação com os fundos disponíveis. O controle de acesso é essencial: candidatos, especialistas, membros do comitê e funcionários veem apenas o que lhes diz respeito. Lembretes automáticos por e-mail antes de cada prazo nos economizarão enormes quantidades de trabalho manual. Por favor, descreva sua experiência e uma estimativa realista de cronograma e custo.

— Formulários de aplicação personalizáveis, critérios e escalas de pontuação para cada programa
— Atribuição de especialistas, rastreamento de conflitos de interesse e pontuação agregada
— Relatórios de beneficiários com prazos intermediários e finais
— Painéis, controles de acesso e lembretes automáticos de prazos