Опис проєкту
ПерекладМи благодійний фонд і проводимо кілька грантових програм на рік. Зараз весь процес тримається на листуванні по пошті й загальних таблицях: заявники надсилають проекти вкладеннями, експерти виставляють бали в окремих файлах, а комітет приймає рішення на зустрічі, де хтось вручну зводить всё воєдино. Так більше не можна: заявки губляться, різні версії одного й того ж бюджету суперечать одна одній, і ми не можемо відповісти на простий питання — скільки проектів ще чекають другої оцінки. Нам потрібна нормальна веб-система, яка веде заявку від подачі через експертизу, рішення комітету, перерахування коштів і до підсумкової звітності.
Основний сценарій повинен бути прозорим. Заявник реєструється, заповнює структуровану форму з полями запитуваної суми, строків проекту, розбивки бюджету й підтверджуючих документів, а потім подає заявку до оголошеного дедлайну. Після закриття прийому заявка спрямовується призначеним експертам, які оцінюють її за заданими критеріями, залишають коментарі й позначають конфлікт інтересів. Комітет бачить зведену картину зі середніми балами, ранжуванням і залишком бюджету й фіксує рішення: одобрити, відхилити або повернути на доробку. Одержувачі гранту переходять до етапу звітності, де здають проміжні й підсумкові звіти про витрачання коштів і досягнуті результати, і у кожного звіту свій строк.
Більше всього нам важливі наглядність і контроль. Адміністратор програми повинен відкрити дашборд і відразу бачити кількість заявок за стадіями, найближчі дедлайни, прострочені звіти й суму прийнятих зобов'язань у порівнянні з доступними коштами. Обов'язково розмежування прав: заявники, експерти, члени комітету й працівники бачать тільки те, що стосується їх. Автоматичні нагадування на пошту перед кожним строком заощадять нам маси ручної роботи. Опишіть, будь ласка, ваш досвід і реалістичну оцінку по термінах і вартості.
— Настроювані форми заявок, критерії й шкали оцінки під кожну програму
— Призначення експертів, облік конфлікту інтересів і зведена оцінка
— Звітність одержувачів з проміжними й підсумковими строками
— Дашборди, розмежування прав і автоматичні нагадування про дедлайни
Основний сценарій повинен бути прозорим. Заявник реєструється, заповнює структуровану форму з полями запитуваної суми, строків проекту, розбивки бюджету й підтверджуючих документів, а потім подає заявку до оголошеного дедлайну. Після закриття прийому заявка спрямовується призначеним експертам, які оцінюють її за заданими критеріями, залишають коментарі й позначають конфлікт інтересів. Комітет бачить зведену картину зі середніми балами, ранжуванням і залишком бюджету й фіксує рішення: одобрити, відхилити або повернути на доробку. Одержувачі гранту переходять до етапу звітності, де здають проміжні й підсумкові звіти про витрачання коштів і досягнуті результати, і у кожного звіту свій строк.
Більше всього нам важливі наглядність і контроль. Адміністратор програми повинен відкрити дашборд і відразу бачити кількість заявок за стадіями, найближчі дедлайни, прострочені звіти й суму прийнятих зобов'язань у порівнянні з доступними коштами. Обов'язково розмежування прав: заявники, експерти, члени комітету й працівники бачать тільки те, що стосується їх. Автоматичні нагадування на пошту перед кожним строком заощадять нам маси ручної роботи. Опишіть, будь ласка, ваш досвід і реалістичну оцінку по термінах і вартості.
— Настроювані форми заявок, критерії й шкали оцінки під кожну програму
— Призначення експертів, облік конфлікту інтересів і зведена оцінка
— Звітність одержувачів з проміжними й підсумковими строками
— Дашборди, розмежування прав і автоматичні нагадування про дедлайни
Інше Різне Готівка, Банківський переказ
