Sistema de gestión de subvenciones para una fundación

Somos una fundación benéfica y gestionamos varios programas de subvenciones al año. Actualmente, todo el proceso se realiza por correo electrónico y hojas de cálculo compartidas: los solicitantes envían proyectos como archivos adjuntos, los expertos los puntúan en archivos separados y el comité toma decisiones en una reunión donde alguien consolida manualmente todo. Esto no puede continuar: las solicitudes se pierden, diferentes versiones del mismo presupuesto se contradicen entre sí y no podemos responder a una pregunta simple: cuántos proyectos aún están esperando una segunda revisión. Necesitamos un sistema web adecuado que rastree una solicitud desde la presentación hasta la revisión por expertos, la decisión del comité, la distribución de fondos y el informe final.

El flujo de trabajo principal debe ser transparente. Un solicitante se registra, completa un formulario estructurado con la cantidad solicitada, el cronograma del proyecto, el desglose del presupuesto y los documentos de apoyo, y luego lo envía antes de la fecha límite anunciada. Después de que se cierran las solicitudes, la solicitud se envía a expertos asignados que la puntúan según criterios establecidos, dejan comentarios y señalan conflictos de interés. El comité ve un resumen con puntajes promedio, clasificaciones y presupuesto restante y registra una decisión: aprobar, rechazar o devolver para revisión. Los beneficiarios pasan a la fase de informes, presentando informes intermedios y finales sobre el uso de fondos y los resultados alcanzados, con cada informe teniendo su propia fecha límite.

Lo más importante es que valoramos la visibilidad y el control. Un administrador de programa debería abrir un panel y ver inmediatamente el conteo de solicitudes por etapa, los plazos próximos, los informes atrasados y el total de compromisos aceptados en comparación con los fondos disponibles. El control de acceso es esencial: los solicitantes, expertos, miembros del comité y personal solo ven lo que les concierne. Recordatorios automáticos por correo electrónico antes de cada fecha límite nos ahorrarán grandes cantidades de trabajo manual. Por favor, describa su experiencia y una estimación realista del tiempo y costo.

— Formularios de solicitud personalizables, criterios y escalas de puntuación para cada programa
— Asignación de expertos, seguimiento de conflictos de interés y puntuación agregada
— Informes de beneficiarios con plazos intermedios y finales
— Paneles, controles de acceso y recordatorios automáticos de fechas límite