Description du projet
TraduitNous sommes une fondation caritative et gérons plusieurs programmes de subventions par an. Actuellement, l'ensemble du processus fonctionne par e-mail et tableurs partagés : les candidats envoient des projets en pièces jointes, les experts les notent dans des fichiers séparés, et le comité prend des décisions lors d'une réunion où quelqu'un consolide manuellement tout. Cela ne peut pas continuer : les candidatures se perdent, différentes versions du même budget se contredisent, et nous ne pouvons pas répondre à une simple question : combien de projets attendent encore une seconde révision. Nous avons besoin d'un véritable système web qui suit une candidature depuis la soumission jusqu'à l'examen par des experts, la décision du comité, le versement des fonds et le rapport final.
Le flux de travail principal doit être transparent. Un candidat s'inscrit, remplit un formulaire structuré avec le montant demandé, le calendrier du projet, la répartition du budget et les documents justificatifs, puis soumet avant la date limite annoncée. Après la clôture des candidatures, la candidature est envoyée aux experts assignés qui l'évaluent selon des critères définis, laissent des commentaires et signalent les conflits d'intérêts. Le comité voit un résumé avec les scores moyens, les classements et le budget restant et enregistre une décision : approuver, rejeter ou renvoyer pour révision. Les bénéficiaires passent à la phase de rapport, soumettant des rapports intermédiaires et finaux sur l'utilisation des fonds et les résultats obtenus, chaque rapport ayant sa propre date limite.
Le plus important, c'est que nous valorisons la visibilité et le contrôle. Un administrateur de programme devrait ouvrir un tableau de bord et voir immédiatement le nombre de candidatures par étape, les délais à venir, les rapports en retard et le total des engagements acceptés par rapport aux fonds disponibles. Le contrôle d'accès est essentiel : les candidats, les experts, les membres du comité et le personnel ne voient que ce qui les concerne. Des rappels automatiques par e-mail avant chaque date limite nous feront économiser d'énormes quantités de travail manuel. Veuillez décrire votre expérience et une estimation réaliste du calendrier et des coûts.
— Formulaires de candidature personnalisables, critères et échelles de notation pour chaque programme
— Attribution d'experts, suivi des conflits d'intérêts et notation agrégée
— Rapport des bénéficiaires avec des délais intermédiaires et finaux
— Tableaux de bord, contrôles d'accès et rappels automatiques des délais
Le flux de travail principal doit être transparent. Un candidat s'inscrit, remplit un formulaire structuré avec le montant demandé, le calendrier du projet, la répartition du budget et les documents justificatifs, puis soumet avant la date limite annoncée. Après la clôture des candidatures, la candidature est envoyée aux experts assignés qui l'évaluent selon des critères définis, laissent des commentaires et signalent les conflits d'intérêts. Le comité voit un résumé avec les scores moyens, les classements et le budget restant et enregistre une décision : approuver, rejeter ou renvoyer pour révision. Les bénéficiaires passent à la phase de rapport, soumettant des rapports intermédiaires et finaux sur l'utilisation des fonds et les résultats obtenus, chaque rapport ayant sa propre date limite.
Le plus important, c'est que nous valorisons la visibilité et le contrôle. Un administrateur de programme devrait ouvrir un tableau de bord et voir immédiatement le nombre de candidatures par étape, les délais à venir, les rapports en retard et le total des engagements acceptés par rapport aux fonds disponibles. Le contrôle d'accès est essentiel : les candidats, les experts, les membres du comité et le personnel ne voient que ce qui les concerne. Des rappels automatiques par e-mail avant chaque date limite nous feront économiser d'énormes quantités de travail manuel. Veuillez décrire votre expérience et une estimation réaliste du calendrier et des coûts.
— Formulaires de candidature personnalisables, critères et échelles de notation pour chaque programme
— Attribution d'experts, suivi des conflits d'intérêts et notation agrégée
— Rapport des bénéficiaires avec des délais intermédiaires et finaux
— Tableaux de bord, contrôles d'accès et rappels automatiques des délais
Autre / Divers Espèces, Virement bancaire
