Opis projektu
PrzetłumaczoneJesteśmy fundacją charytatywną i prowadzimy kilka programów dotacyjnych rocznie. Obecnie cały proces odbywa się za pośrednictwem e-maili i wspólnych arkuszy kalkulacyjnych: wnioskodawcy przesyłają projekty jako załączniki, eksperci oceniają je w oddzielnych plikach, a komisja podejmuje decyzje na spotkaniu, gdzie ktoś ręcznie konsoliduje wszystko. To nie może trwać: wnioski giną, różne wersje tego samego budżetu sobie przeczą, a my nie możemy odpowiedzieć na proste pytanie — ile projektów czeka jeszcze na drugą ocenę. Potrzebujemy odpowiedniego systemu internetowego, który śledzi wniosek od momentu złożenia przez przegląd ekspertów, decyzję komisji, wypłatę funduszy i końcowe raportowanie.
Główny proces roboczy powinien być przejrzysty. Wnioskodawca rejestruje się, wypełnia ustrukturyzowany formularz z żądaną kwotą, harmonogramem projektu, podziałem budżetu i dokumentami wspierającymi, a następnie składa wniosek w ogłoszonym terminie. Po zamknięciu wniosków, wniosek jest wysyłany do przydzielonych ekspertów, którzy oceniają go według ustalonych kryteriów, zostawiają komentarze i oznaczają konflikty interesów. Komisja widzi podsumowanie ze średnimi ocenami, rankingami i pozostałym budżetem oraz rejestruje decyzję: zatwierdzić, odrzucić lub odesłać do poprawy. Odbiorcy dotacji przechodzą do fazy raportowania, składając raporty pośrednie i końcowe dotyczące wykorzystania funduszy i osiągniętych wyników, przy czym każdy raport ma swój własny termin.
Najważniejsze jest dla nas widoczność i kontrola. Administrator programu powinien otworzyć pulpit nawigacyjny i natychmiast zobaczyć liczbę wniosków według etapu, nadchodzące terminy, zaległe raporty oraz łączną kwotę zaakceptowanych zobowiązań w porównaniu do dostępnych funduszy. Kontrola dostępu jest niezbędna: wnioskodawcy, eksperci, członkowie komisji i pracownicy widzą tylko to, co ich dotyczy. Automatyczne przypomnienia e-mailowe przed każdym terminem zaoszczędzą nam ogromne ilości pracy ręcznej. Proszę opisać swoje doświadczenie oraz realistyczną wycenę czasu i kosztów.
— Możliwość dostosowywania formularzy wniosków, kryteriów i skal ocen dla każdego programu
— Przydzielanie ekspertów, śledzenie konfliktów interesów i oceny zbiorcze
— Raportowanie beneficjentów z terminami pośrednimi i końcowymi
— Pulpity nawigacyjne, kontrole dostępu i automatyczne przypomnienia o terminach
Główny proces roboczy powinien być przejrzysty. Wnioskodawca rejestruje się, wypełnia ustrukturyzowany formularz z żądaną kwotą, harmonogramem projektu, podziałem budżetu i dokumentami wspierającymi, a następnie składa wniosek w ogłoszonym terminie. Po zamknięciu wniosków, wniosek jest wysyłany do przydzielonych ekspertów, którzy oceniają go według ustalonych kryteriów, zostawiają komentarze i oznaczają konflikty interesów. Komisja widzi podsumowanie ze średnimi ocenami, rankingami i pozostałym budżetem oraz rejestruje decyzję: zatwierdzić, odrzucić lub odesłać do poprawy. Odbiorcy dotacji przechodzą do fazy raportowania, składając raporty pośrednie i końcowe dotyczące wykorzystania funduszy i osiągniętych wyników, przy czym każdy raport ma swój własny termin.
Najważniejsze jest dla nas widoczność i kontrola. Administrator programu powinien otworzyć pulpit nawigacyjny i natychmiast zobaczyć liczbę wniosków według etapu, nadchodzące terminy, zaległe raporty oraz łączną kwotę zaakceptowanych zobowiązań w porównaniu do dostępnych funduszy. Kontrola dostępu jest niezbędna: wnioskodawcy, eksperci, członkowie komisji i pracownicy widzą tylko to, co ich dotyczy. Automatyczne przypomnienia e-mailowe przed każdym terminem zaoszczędzą nam ogromne ilości pracy ręcznej. Proszę opisać swoje doświadczenie oraz realistyczną wycenę czasu i kosztów.
— Możliwość dostosowywania formularzy wniosków, kryteriów i skal ocen dla każdego programu
— Przydzielanie ekspertów, śledzenie konfliktów interesów i oceny zbiorcze
— Raportowanie beneficjentów z terminami pośrednimi i końcowymi
— Pulpity nawigacyjne, kontrole dostępu i automatyczne przypomnienia o terminach
Inne / Różne Gotówka, Przelew bankowy
