协会会员管理系统与会员门户

我们运营一个专业协会，仍然手动跟踪所有内容。会员名单在电子表格中，费用记录在一个单独的文件中，续费提醒是逐封发送的。每年情况与现实的差距越来越大：人们搬家、换工作、忘记续费，只有在有人投诉时我们才会发现。我们需要一个完整的管理系统，将会员目录、财务、活动和通讯集中在一个地方，而不是分散在十几个只有一个人真正理解的文件中。

项目的基础是一个包含完整个人资料的会员目录：联系方式、会员类别和状态、加入日期、付款历史和该人参加的活动列表。在此基础上，我们需要自动费用跟踪和续费：可定制的费率、发票、在线支付和在付款截止日期前后按计划发送的提醒。会员应该能够登录个人账户，自行更新数据、支付或续费、下载收据和注册活动——这将减少我们小办公室的大部分手动工作。

活动和沟通补充了整个情况。我们举行会议、研讨会和年度会议，因此我们需要带注册、座位限制和与会员卡关联的与会者名单的活动页面。对于通讯，我们需要分段消息和公告，以便覆盖整个协会或特定类别。我们请您提出一个清晰的结构，描述您将如何从电子表格迁移我们的数据，并概述员工、董事会成员和普通会员的角色和权限。

我们对系统的期望：
— 会员目录，带个人资料、类别和状态；
— 自动费用、发票、在线支付和续费提醒；
— 带注册、座位和出席名单的活动页面；
— 会员个人账户和分段通讯。